当公司员工不在场时，为她办理离职手续需要遵循一定的流程和步骤。以下是一个清晰、详细且有深度的解答：
一、了解离职原因和情况
首先，需要与离职员工进行沟通（如果可能的话，通过电话、邮件或其他远程方式），了解她的离职原因、最后工作日以及是否需要特别协助等。这将有助于后续手续的顺利办理。
二、准备离职文件
- 离职申请表：如果公司有规定，需要离职员工填写离职申请表，并尽可能获取她的电子签名或确认。
- 劳动合同：查阅并准备与离职员工签订的劳动合同，以便在办理手续时参考。
- 其他文件：根据公司的具体规定，可能还需要准备其他文件，如离职证明、工作交接单等。
三、办理社保和公积金相关手续
- 社保暂停：需要向当地社保机构提交离职员工的社保暂停申请。这通常可以通过公司的社保账户在线办理，或者前往社保机构窗口办理。在申请时，需要提供离职员工的身份信息、离职日期等相关信息。
- 具体操作可能因地区而异，有的地方可能已经实现了社保暂停和退工手续的同步办理。例如，在上海市，可以通过“一网通办”平台或“上海市人力资源和社会保障自助经办系统”来同步完成这些操作。
- 公积金封存：同样，需要向当地公积金管理中心提交离职员工的公积金封存申请。这通常也需要在公司的公积金账户中操作，或者前往公积金管理中心窗口办理。在申请时，需要提供离职员工的身份信息、离职证明等相关材料。
四、办理其他相关手续
- 工作交接：如果离职员工有未完成的工作或需要交接的物品，需要安排她进行远程交接或委托他人代为交接。
- 薪资结算：根据公司的薪资结算规定，为离职员工结算未领取的薪资和福利。
- 离职证明：为离职员工开具离职证明，证明她的离职日期、工作职位以及在公司的工作表现等。这通常用于她后续就业或办理其他相关手续。
五、通知和归档
- 通知相关部门：通知公司内相关部门（如财务、人事等）离职员工的离职情况，以便他们及时更新相关信息和记录。
- 归档离职文件：将离职员工的离职申请表、劳动合同、离职证明等文件归档保存，以备后续查阅。
六、特别注意事项
- 遵守法律法规：在办理离职手续时，需要严格遵守国家的相关法律法规和公司的规章制度，确保手续合法合规。
- 保护员工隐私：在处理离职员工的个人信息时，需要妥善保管并遵守隐私保护规定，防止信息泄露。
通过以上步骤，即使离职员工不在场，也可以为她顺利办理离职手续。如果过程中遇到任何问题或困难，建议及时咨询当地的人社部门或专业律师以获取帮助。