甲方欠款时，可以通过发送催款函来催促其还款。以下是发送催款函的具体步骤和注意事项：

一. 明确催款函的内容

1. 标题：催款函的标题应直接明了，如“关于XX合同欠款的催款函”。

2. 正文：

   • 欠款事实：详细阐述甲方欠款的金额、时间、合同编号等基本信息，确保信息的准确性和完整性。
   • 还款要求：明确要求甲方在何时何地以何种方式还清欠款，并告知逾期未还的后果。
   • 法律依据：可以引用《合同法》等相关法律法规，强调合同的法律效力和违约的法律责任。例如，“根据《合同法》的相关规定，您逾期未支付合同款项，已构成违约，应承担相应的法律责任。”
   • 友好协商：表达希望与甲方友好协商解决问题的意愿，同时保留采取法律手段的权利。

3. 落款：催款函的落款应包含发函单位的名称、地址、联系电话、发函日期等基本信息，并加盖单位公章或财务专用章。

二. 发送催款函的方式

1. 邮寄：通过邮政特快专递等方式将催款函邮寄给甲方，确保甲方能够收到并留存邮寄凭证。
2. 电子邮件：如果双方有通过电子邮件进行业务往来的习惯，也可以将催款函以电子邮件的形式发送给甲方，但应确保电子邮件的地址准确无误，并保存发送记录。
3. 直接送达：如果条件允许，也可以直接将催款函送达给甲方，并要求其签收确认。

三. 注意事项

1. 催款函的措辞应严谨、礼貌：既要表达催款的坚定立场，又要保持友好协商的态度，避免使用过激或侮辱性的言辞。
2. 确保催款函的合法性：催款函的内容应符合法律法规的规定，不得侵犯甲方的合法权益。
3. 及时跟进：发送催款函后，应及时跟进甲方的还款情况，并根据实际情况采取相应的措施。

我建议在发送催款函前，先与甲方进行口头沟通，了解其还款意愿和计划，以便更好地制定催款策略。同时，也要做好采取法律手段的准备，以确保自身权益得到保障。如有进一步需要，您可以继续咨询我。