当小区发现违建时，物业文员应当按照以下步骤进行处理：

首先，物业文员在发现或接到违建举报后，应立即前往现场进行核实，确认是否存在违法建筑行为。若确实存在违建，应第一时间对违建行为进行劝阻和制止，明确告知业主或施工人员违建行为的违法性以及可能带来的后果。

若劝阻和制止无效，物业文员应在24小时内将违建情况详细报告给业主委员会和相关的行政管理部门，如城管部门。报告内容应包括违建的具体位置、规模、业主信息以及物业已采取的劝阻和制止措施等。这样做是为了确保行政管理部门能够及时了解情况，并采取必要的法律手段进行干预。

同时，物业文员应协助行政管理部门进行调查和处理工作，如提供必要的证据材料、配合现场勘查等。在行政管理部门对违建行为进行查处的过程中，物业应积极配合，确保查处工作的顺利进行。

此外，为了避免类似违建事件的再次发生，物业文员还应加强小区的日常巡查工作，及时发现并制止潜在的违建行为。同时，也可以通过宣传和教育活动，提高业主对物业管理规定和法律法规的认识，增强业主的守法意识。

总的来说，物业文员在处理小区违建问题时，应做到及时发现、及时劝阻和制止、及时报告并配合处理。只有这样，才能有效维护小区的秩序和业主的合法权益，确保小区的和谐稳定。