当物业公司发现违章建筑时，应当遵循一系列严谨且合法的处理步骤，以确保问题得到妥善解决。以下是详细的处理流程：

一、明确违建事实

1. 现场调查与证据收集：

   • 物业公司工作人员应立即前往疑似违建现场，进行详细的实地查看，包括违建的位置、规模、类型以及施工进度等。
   • 收集并查阅小区规划图纸、业主购房合同、装修管理规定等相关资料，以确认该建设或改造是否违规。
   • 拍摄现场照片、视频资料，并记录相关业主或租户的陈述，作为后续处理的证据。

2. 与业主沟通：

   • 与涉及违建的业主或使用人进行沟通，了解其建设意图及是否办理了相关审批手续。
   • 明确告知业主违建行为的违章性质及可能带来的法律后果，引导其自行拆除或整改。

二、初步劝阻与制止

1. 口头劝阻：

   • 一旦确认属于违建行为，物业公司应立即对业主或施工人员进行口头劝阻，要求其停止施工。

2. 书面通知：

   • 若口头劝阻无效，物业公司应在规定时间内（如24小时内）向违建业主发出《违规整改通知书》，明确整改要求及期限，并要求业主签收。

三、报告并协助相关部门处理

1. 向城管部门报告：

   • 根据《物业管理条例》等相关规定，物业公司应及时向城管部门报告违建情况，提供详细信息和证据，协助其进行调查和处理。

2. 涉及其他部门的特殊违建：

   • 对于涉及消防、结构安全等特殊问题的违建，物业公司还应同时向消防、建设等相关部门报告，以便协同处理。

3. 配合执法：

   • 在相关部门进行现场执法时，物业公司应积极配合，提供必要的便利条件，如协助执法人员进入违建现场、提供相关证据等。

四、跟进监督与防止反弹

1. 持续关注整改情况：

   • 物业公司应定期到现场查看违建的整改情况，记录并确认整改结果。
   • 若业主未按要求整改，物业公司应及时向相关部门反馈，督促其继续履行职责。

2. 加强巡查与管理：

   • 为防止违建行为再次发生，物业公司应加强小区的巡查力度，及时发现并制止任何可能的违章建设行为。
   • 同时，加强对业主和租户的宣传教育，提高其法律意识和遵守小区管理规定的自觉性。

在整个处理过程中，物业公司应始终遵循法律法规，确保行为合法合规。同时，物业公司还应与业主保持沟通，解释处理流程和法律依据，以争取业主的理解和支持。通过这些措施，物业公司可以有效地处理违章建筑问题，维护小区的秩序和安全。