面对员工因未签订劳动合同而准备起诉的情况，您需要采取一系列积极且有条理的措施来应对，以维护自身合法权益并尽量降低法律风险。以下是我为您详细梳理的应对策略：

1. 明确法律责任与后果：

   • 根据《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定，若用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同，需向劳动者每月支付二倍的工资；若满一年仍未签订，则视为已订立无固定期限劳动合同。这是您首先需要明确的法律责任。

2. 全面收集证据材料：

   • 劳动关系证明：即便没有书面劳动合同，您也需要收集其他能证明双方存在事实劳动关系的证据，如考勤记录（打卡记录、考勤表）、工资支付凭证（银行转账记录、工资条）、工作证、员工名册、入职登记表及业务往来文件等。
   • 未签合同原因证明：如果是因为员工拒绝签订劳动合同，您应保存相关沟通记录（邮件、短信、微信聊天记录等）作为证据，以证明您已尽到签约义务。

3. 积极协商寻求和解：

   • 在收到员工诉求后，及时与员工进行沟通，了解其期望与诉求。
   • 向员工解释未签合同的具体原因（如有），并探讨补签劳动合同及支付相应补偿的可能性。
   • 若双方能达成一致，建议签订书面协议，明确权利义务，避免后续纠纷。

4. 准备应诉与仲裁程序：

   • 确定管辖地：根据《劳动争议调解仲裁法》，劳动争议由劳动合同履行地或用人单位所在地的劳动争议仲裁委员会管辖。您需要准确确定仲裁机构。
   • 提交答辩书：针对员工诉求，撰写逻辑清晰、事实准确的答辩书，附上相关证据，有理有据地反驳不合理诉求。
   • 参与庭审：按照通知要求，按时参加仲裁或诉讼庭审，遵守纪律，如实陈述事实，提供证据支持主张，积极辩护。

5. 及时补签与双倍工资支付：

   • 为减少法律风险，建议您尽快与员工补签劳动合同。
   • 同时，就之前未签合同期间，按照法律规定向劳动者支付双倍的工资（如果确实存在超过一个月未签合同的情况）。这是解决此类纠纷的有效方式之一，也能体现您的诚意和合作态度。

6. 预防未来类似风险：

   • 无论此次纠纷结果如何，您都应建立健全的劳动用工管理制度，确保新员工入职时及时签订书面劳动合同，且合同内容符合法律法规。
   • 加强员工培训与管理，提高法律意识与合同意识，从根本上预防类似纠纷的发生。

额外建议：

• 在整个过程中，保持冷静和理性，避免与员工发生不必要的冲突或争执。
• 如果对法律程序或证据收集等方面存在疑问或不确定，可以随时向我咨询，我会根据您的具体情况提供更详细的法律建议和指导。

面对此类法律纠纷，积极应对和妥善处理是关键。通过明确法律责任、收集证据、积极协商、准备应诉、及时补签与支付以及预防未来风险等措施，您可以有效维护自身合法权益并降低法律风险。如果您有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。