结论前置：普通单位和个人在一般情况下是无权查询他人的违法犯罪记录的，但在特定法定情形下，且遵循严格程序，相关单位可以申请查询。

一、普通单位和个人的查询权限

1. 个人隐私保护原则：违法犯罪记录属于个人隐私的重要组成部分，受到我国法律的严格保护。根据《公安机关办理犯罪记录查询工作规定》及相关法律法规，除非法律另有规定，任何单位和个人均不得随意查询他人的犯罪记录。这一原则旨在保障公民的个人信息安全和隐私权益，防止信息滥用和侵犯个人权利。

2. 普通单位和个人的查询限制：对于普通单位和个人而言，他们并没有直接的查询权限。这意味着，如果你作为普通公民或单位，想要了解他人的违法犯罪记录，通常是不被允许的。

二、符合法定条件的单位的查询权限与流程

尽管普通单位和个人无权查询，但在以下特定法定情形下，且遵循严格的查询程序，相关单位可以申请查询：

1. 查询事由法定：

   • 国家机关基于办案需要：公安机关、人民检察院、人民法院等因办案需要，可依法查询相关人员的犯罪记录。例如，在侦查刑事案件时，公安机关可按法定程序查询犯罪嫌疑人的过往犯罪情况。
   • 特定行业或岗位的招聘：某些对从业人员品德和法律记录要求较高的行业，如司法机关招聘工作人员、幼儿园招聘幼师、金融机构招聘高级管理人员等，依据相关法律法规和政策规定，单位可以申请查询拟录用人员的犯罪记录。这些查询需基于明确的法律依据，确保查询的合法性和正当性。

2. 查询程序严格：

   • 单位申请查询时，必须提交一系列材料，包括单位介绍信、经办人有效身份证明、加盖单位公章的查询申请表，以及证明查询对象系单位在职人员或拟招录人员的有关材料。
   • 受理单位在收到申请后，会对申请材料进行严格审核，确保查询请求符合法定条件和程序。只有在审核通过的情况下，才会依法进行查询并出具查询结果。

三、个人查询自己的违法犯罪记录

个人是有权查询自己的违法犯罪记录的。例如，在申请资格认证或了解自身历史记录时，个人可以通过合法途径向相关部门提出查询申请。这通常涉及向公安机关提交个人身份证明和查询申请表等材料，并按照规定的程序进行查询。

四、非法查询的法律责任

如果单位或个人违反规定，非法获取、披露他人违法犯罪记录信息，将承担相应的法律责任。这包括但不限于行政处罚、民事赔偿甚至刑事责任。因此，无论是单位还是个人，在查询和使用违法犯罪记录信息时，都必须严格遵守法律法规，确保查询行为的合法性和正当性。

五、合法了解他人背景的途径

对于单位而言，如果需要了解员工的某些背景信息，应该通过合法的途径进行。例如，可以要求员工提供无犯罪记录证明等官方文件，这些文件通常由公安机关出具，具有法律效力。此外，通过与员工沟通、面试等方式来了解其背景和品质，也是常用的且合法的方式。

总结与建议：违法犯罪记录的管理和使用应遵循法律法规，确保个人隐私得到保护。对于需要查询违法犯罪记录的情况，必须按照法定程序和规定进行，并尊重个人的隐私权。如果你有任何关于违法犯罪记录查询的法律问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。