当公司借出文件时，为了确保文件的归还及明确双方责任，应让对方签署一份文件借出确认书或类似的书面文件。以下是从不同角度对此问题的详细分析：

一、文件借出确认书的重要性

1. 明确借出与归还责任：文件借出确认书能够清晰地记录文件的借出时间、借出人、接收人以及预计的归还时间等信息，从而明确双方的责任和义务。
2. 保障公司权益：通过签署确认书，公司可以确保在文件借出期间，接收方对文件负有妥善保管的责任，并在约定时间内归还。这有助于防止文件丢失、损坏或泄露，从而保障公司的合法权益。
3. 作为法律证据：在发生纠纷时，文件借出确认书可以作为重要的法律证据，证明公司已经履行了借出文件的义务，以及接收方对文件的接收和保管责任。

二、文件借出确认书应包含的内容

1. 基本信息：包括借出文件的名称、数量、借出时间、预计归还时间等。
2. 双方信息：明确借出方和接收方的名称、联系方式等基本信息。
3. 文件状态与保管责任：描述文件的当前状态（如完好无损、有轻微磨损等），并明确接收方在借出期间对文件的保管责任。
4. 归还条款：规定接收方应在何时、以何种方式归还文件，以及逾期未归还的违约责任。
5. 保密条款：如果文件涉及公司机密或敏感信息，应在确认书中加入保密条款，要求接收方对文件内容保密，并不得擅自复制、传播或用于其他目的。
6. 争议解决方式：约定在发生争议时，双方应如何解决，如通过协商、调解或诉讼等方式。

三、实际操作建议

1. 制定标准模板：公司可以制定一份标准的文件借出确认书模板，以便在每次借出文件时使用。模板应包含上述必要内容，并根据实际情况进行适当调整。
2. 双方签字盖章：在签署确认书时，应确保借出方和接收方的代表或授权人签字并盖章，以增加确认书的法律效力。
3. 留存备份：公司应妥善保管签署后的文件借出确认书原件或复印件，以备不时之需。

四、可能遇到的法律后果

如果接收方未按照确认书中的约定归还文件或违反保密条款等，公司有权依据确认书中的约定追究其违约责任，并可能通过法律途径维护自身权益。

总结来说，为了确保公司借出文件的安全和合规性，应让对方签署一份详细、明确的文件借出确认书。如有任何疑问或需要进一步的法律建议，请直接向我咨询。