二方审核过程中发现供应商提供虚假记录怎么办-李琼利律师|法行宝
2026-06-12 合同纠纷

发现供应商在二方审核中提供虚假记录时,企业应立即采取以下措施,以规避法律风险并维护自身权益:

  1. 固定证据并启动内部调查
    首先需通过拍照、录像、书面记录等方式固定虚假记录的证据,同时成立专项调查组,核查虚假记录的范围(如质量检测报告、生产记录、资质文件等)、持续时间及影响程度。例如,若虚假记录涉及产品关键性能参数,可能直接导致产品不符合合同约定的质量标准,需重点评估对下游客户的影响及潜在违约责任。

  2. 依据合同条款主张权利
    检查与供应商签订的采购合同、质量保证协议等文件,确认是否包含“禁止提供虚假记录”“违约责任”“单方解约权”等条款。若合同明确约定供应商提供虚假记录构成根本违约,企业可依据《民法典》第五百六十三条直接解除合同,并要求供应商赔偿损失(包括直接损失如返工费用、间接损失如商誉损害)。若合同未明确约定,仍可依据《民法典》第五百七十七条主张违约责任,但需举证证明虚假记录与损失之间的因果关系。

  3. 评估法律风险并制定应对策略

    • 刑事风险:若虚假记录涉及伪造国家机关公文、证件、印章(如虚假质检报告加盖伪造公章),或供应商通过虚假记录骗取货款数额较大(通常3000元至1万元以上),可能触犯《刑法》第二百八十条(伪造公司、企业、事业单位、人民团体印章罪)或第二百六十六条(诈骗罪)。企业应立即向公安机关报案,并配合调查。
    • 行政责任:若虚假记录违反《产品质量法》《安全生产法》等行政法规(如虚构安全生产培训记录),企业可向市场监管、应急管理等部门举报,要求对供应商行政处罚(如罚款、吊销许可证),同时保留追究民事责任的权利。
    • 民事赔偿:无论是否追究刑事或行政责任,企业均可通过诉讼或仲裁要求供应商赔偿全部损失,包括因虚假记录导致的合同履行成本增加、第三方索赔、商誉损失等。建议委托第三方机构对损失进行评估,以增强证据效力。
  4. 后续合作与预防措施

    • 终止合作:若供应商拒不整改或虚假记录情节严重,应立即终止合作,并在供应商黑名单中记录,避免再次合作风险。
    • 完善审核机制:加强二方审核的深度和频率,例如增加突击审核、引入区块链技术实现记录不可篡改、要求供应商提供原始数据备份等。
    • 合同条款优化:在后续合同中明确约定“虚假记录的违约金标准”(如合同总金额的20%-50%)、“损失计算方法”(如按实际损失或预期利益赔偿),并要求供应商法定代表人或实际控制人提供连带责任担保,以增强约束力。

示例场景:某企业采购一批医疗器械,二方审核时发现供应商提供的《出厂检验报告》系伪造,且实际产品未通过灭菌工艺检测。企业可立即封存问题产品,固定伪造报告的证据,依据合同“提供虚假记录可解约并索赔”条款解除合同,同时向市场监管部门举报供应商违法行为,并通过诉讼要求赔偿产品召回费用、客户索赔等损失。

如有进一步细节(如虚假记录的具体内容、合同条款约定等),可向我补充说明,我将结合具体情形提供更精准的建议。