对外发函并不一定要求由主要负责人签发，这主要取决于公司内部的规章制度以及发函的具体内容和目的。以下从几个方面进行详细分析：

1. 公司内部规章制度：

   • 许多公司会制定详细的发函流程和签发规定，这些规定可能明确要求某些类型的发函必须由主要负责人签发，以确保发函的权威性和准确性。
   • 如果公司内部有这样的规定，那么员工在对外发函时就必须遵守，否则可能会面临内部纪律处分或法律责任。

2. 发函的具体内容和目的：

   • 如果发函内容涉及公司重大决策、合同变更、法律纠纷等重要事项，那么为了确保发函的严肃性和法律效力，通常需要由主要负责人签发。
   • 如果发函内容相对简单，如日常业务沟通、信息确认等，那么可能不需要主要负责人签发，可以由相关部门负责人或授权人员签发。

3. 法律要求和行业惯例：

   • 在某些特定行业或领域，法律可能明确规定对外发函必须由特定人员签发，如金融机构的对外公告、上市公司的信息披露等。
   • 此外，行业惯例也可能对发函的签发人员有所要求，以维护行业的秩序和信誉。

4. 实际操作中的灵活性：

   • 在实际操作中，公司可能会根据具体情况灵活处理发函的签发问题。例如，在紧急情况下，为了及时回应客户或合作伙伴的需求，可能无法及时获得主要负责人的签发，此时可以由其他授权人员先行签发，并在事后获得主要负责人的确认。

建议：

• 为了确保对外发函的合法性和有效性，公司应制定明确的发函流程和签发规定，并加强员工培训，确保员工了解并遵守这些规定。
• 在对外发函前，应仔细审查发函内容，确保其准确无误且符合公司利益和法律要求。
• 如果发函内容涉及重要事项或法律纠纷，建议咨询专业律师的意见，以确保发函的合法性和有效性。

如有任何关于合同纠纷或其他法律问题的疑问，可以直接向我咨询。