行政单位采购原则上必须签订书面合同，但存在例外情形。以下从法律要求、例外情形、实务建议三个角度展开分析：

一、法律强制性要求：书面合同是原则

根据《中华人民共和国政府采购法》第四十四条及《中华人民共和国民法典》第四百六十九条，行政单位采购需满足以下条件：

1. 法定采购方式：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等法定程序完成的采购，必须签订书面合同；
2. 合同形式要求：书面合同需明确标的、数量、质量、价款、履行期限等核心条款，且需双方签字盖章；
3. 备案与公示义务：合同签订后需按财政部门要求备案，部分项目还需公示合同内容。

典型场景：某市教育局通过公开招标采购1000套教学设备，中标通知书发出后30日内必须签订书面合同，否则可能面临财政部门责令改正或行政处罚。

二、例外情形：小额零星采购可简化

根据《政府采购框架协议采购方式管理暂行办法》及地方性规定，以下情形可不签订书面合同：

1. 小额零星采购：单次采购金额在采购限额标准以下（如5万元以下），可通过电子卖场、协议供货等方式直接下单，保留采购凭证即可；
2. 紧急采购：因自然灾害、事故灾难等突发事件需立即采购的，可先实施采购后补签合同，但需在事后3个工作日内向财政部门报备；
3. 集中采购目录外项目：未纳入集中采购目录且未达到公开招标数额标准的项目，可由采购人自行组织采购，但建议签订简易合同以规避风险。

风险提示：即使属于例外情形，行政单位仍需保留采购文件、验收记录等证据，否则在审计或纠纷中可能承担举证不能的不利后果。

三、实务建议：合同管理三要点

1. 流程合规性：建立采购合同审批制度，确保合同内容与招标文件、中标通知书一致；
2. 风险防控：在合同中明确违约责任、知识产权归属等条款，例如约定供应商逾期交货需按日支付合同金额0.1%的违约金；
3. 电子化升级：推广使用电子合同系统，实现合同起草、审批、签署、归档全流程电子化，提高效率并降低合规风险。

延伸思考：若行政单位未签订书面合同但已实际履行，是否有效？根据《民法典》第四百九十条，法律、行政法规规定或当事人约定采用书面形式，当事人未采用书面形式但一方已履行主要义务，对方接受的，合同成立。但行政单位作为公权力主体，仍可能因违反财政纪律被追责。

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