在撰写终止合同并请求退款的理由时，关键在于清晰、准确地阐述终止合同的具体原因，并确保这些原因符合法律或合同中的相关规定。以下是一份详细且结构化的撰写指南，帮助您有效表达终止合同并请求退款的意愿：
一、明确终止合同的决定及依据
在撰写通知的开头，应直接而明确地提出终止合同的决定，并简要说明这一决定所依据的法律条款或合同条款。例如：
“我方决定自[具体日期]起终止与贵方签订的《[合同名称]》（合同编号：[XXX]），此决定基于《中华人民共和国民法典》第五百六十三条的相关规定及合同中的相关条款。”
二、详细阐述终止合同的具体原因
1. 对方违约情况
若终止合同是由于对方违约，应详细描述违约行为及其对合同履行和己方权益的影响。例如：
“贵方在合同履行过程中存在严重违约行为，具体表现为：
这些违约行为已严重影响合同的正常履行，且经我方多次催告后仍未改正。”
2. 不可抗力因素
若因不可抗力导致合同无法继续履行，应详细说明不可抗力事件的具体情况及其对合同的影响。例如：
“近期，我方所在地遭受严重自然灾害（如洪水、地震等），导致生产设施严重损毁，无法按约定时间交付产品。此事件属于不可抗力范畴，且已严重影响合同的履行。”
3. 双方协商一致
若双方已就终止合同达成一致意见，应简要说明协商过程及结果。例如：
“经双方友好协商，鉴于市场环境变化及项目实际进展情况，双方一致同意自[具体日期]起终止本合同，并就后续退款事宜达成初步共识。”
三、明确退款请求及依据
在阐述终止合同原因后，应明确提出退款请求，并说明退款的具体金额、计算方式及依据。例如：
“鉴于上述原因，我方现正式向贵方提出退款请求。根据合同约定及实际履行情况，贵方应退还我方已支付但未履行部分的款项共计[具体金额]元。具体计算方式如下：
四、附上相关证据及法律依据
为增强退款请求的说服力，应尽可能附上能够证明所述理由的证据材料，如违约通知、催款记录、政府文件、双方协商记录等。同时，明确引用相关法律条款或合同条款作为退款请求的法律依据。
五、保持客观理性，避免情绪化表述
在撰写过程中，应保持客观、理性的态度，避免使用过于情绪化、攻击性或模糊的言辞。确保理由的表述准确无误，以免引起不必要的法律纠纷或误解。
六、示例模板
**合同终止及退款通知**
致：[对方公司名称/个人姓名]
主题：关于终止《[合同名称]》并请求退款的通知
我方与贵方于[签订日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[XXX]），现因[具体原因，如对方违约、不可抗力等]，决定自[具体日期]起终止上述合同。
终止原因详述如下：
[在此详细阐述终止合同的具体原因，如对方违约情况、不可抗力因素或双方协商一致等。]
基于上述原因，我方现正式向贵方提出退款请求。根据合同约定及实际履行情况，贵方应退还我方已支付但未履行部分的款项共计[具体金额]元。具体计算方式及依据如下：
[在此详细说明退款的具体金额、计算方式及依据。]
为证明上述理由及退款请求的合理性，我方已附上相关证据材料（如违约通知、催款记录、政府文件等）。同时，此退款请求符合《中华人民共和国民法典》第五百六十三条的相关规定及合同中的相关条款。
请贵方于收到本通知后[具体期限]内完成退款事宜。如对终止事由或退款请求有异议，请于[具体期限]内书面回复，否则视为认可。
特此通知。
[己方公司名称]（盖章）
[日期]
通过遵循上述指南，您可以撰写出一份清晰、准确、有深度的终止合同并请求退款的通知，有效维护自身权益。