在职员工退职的合适说法需根据具体情形选择，核心原则是合法合规、尊重事实、避免歧义。以下分情况说明：
- 协商一致退职
若员工与用人单位协商一致解除劳动关系，建议使用“协商解除劳动合同”或“双方协商一致退职”的表述。此类表述符合《劳动合同法》第三十六条的规定，明确双方自愿解除劳动关系，避免后续争议。需注意：
- 协商过程应留存书面记录（如解除协议、会议纪要等），明确解除时间、经济补偿、工作交接等条款；
- 若涉及经济补偿，需按《劳动合同法》第四十六条、第四十七条的规定计算并支付，避免因补偿不足引发纠纷。
- 员工主动退职
若员工因个人原因主动提出退职，建议使用“员工主动辞职”或“个人原因解除劳动合同”的表述。此类表述符合《劳动合同法》第三十七条的规定（员工提前30日书面通知用人单位可解除合同），需注意：
- 员工需提交书面辞职申请，明确辞职意愿及离职时间；
- 用人单位无需支付经济补偿，但需结清工资、办理离职手续（如转移社保、档案等）；
- 若员工未提前30日通知，用人单位可依据规章制度要求其承担相应责任（如扣减部分工资），但需确保规章制度合法有效并已告知员工。
- 用人单位单方解除
若用人单位因员工过错（如严重违纪、失职等）或客观情况变化（如经济性裁员）单方解除劳动合同，需严格依据《劳动合同法》第三十九条、第四十条、第四十一条的规定操作，并使用“用人单位单方解除劳动合同”的表述。需注意：
- 解除理由需符合法定情形，且需有充分证据支持（如违纪记录、考核结果等）；
- 需提前30日书面通知员工（或支付代通知金），并支付经济补偿（符合第四十条、第四十一条情形时）；
- 需将解除决定通知工会（如有），并办理离职手续。
- 其他特殊情形
- 退休退职：若员工达到法定退休年龄或享受养老保险待遇，可使用“因退休解除劳动合同”的表述，并依据《劳动合同法实施条例》第二十一条办理终止手续；
- 合同到期不续签：若劳动合同到期且双方不续签，可使用“劳动合同到期终止”的表述，并依据《劳动合同法》第四十六条的规定支付经济补偿（用人单位不续签或降低条件导致员工不续签时）。
建议：无论何种情形，用人单位与员工均应通过书面形式明确退职原因、时间、经济补偿等关键条款，避免口头约定引发争议。若涉及复杂情形（如经济性裁员、严重违纪解除等），建议提前咨询专业律师，确保操作合法合规。