结论：在职务侵占罪的案件中，借条和谅解书可以作为量刑时的考虑因素，但并不能完全免除刑事责任。具体是否有效以及效果如何，需结合案件具体情况和法律规定来综合判断。

分析说明：

1. 借条的作用：

   • 法律性质：借条是证明双方存在借贷关系的书面凭证。在职务侵占罪中，如果行为人能够证明其占有的公司财物是基于合法的借贷关系，那么这可能成为其辩护的一个点。然而，职务侵占罪的核心在于行为人是否利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有。如果借条被认定为真实且合法，可能说明行为人主观上没有非法占有的故意，但这并不意味着可以完全免除刑事责任，因为还需要考虑行为是否符合职务侵占罪的其他构成要件。
   • 实际效果：在司法实践中，借条的真实性和合法性需要经过严格的审查。如果借条存在瑕疵或被认定为虚假，那么它不仅不能作为辩护的依据，反而可能成为加重行为人罪责的证据。

2. 谅解书的作用：

   • 法律性质：谅解书是被害人或其家属对犯罪嫌疑人或被告人的行为表示谅解，并请求司法机关从轻、减轻或免除处罚的书面材料。在刑事诉讼中，谅解书可以作为量刑时的考虑因素，体现犯罪嫌疑人或被告人的悔罪态度和被害人的谅解意愿。
   • 实际效果：虽然谅解书不能直接免除犯罪嫌疑人的刑事责任，但它可以在量刑时起到一定的减轻作用。特别是在职务侵占罪中，如果行为人能够积极退赔赃款、取得被害单位的谅解，并提交谅解书，那么这可能成为法院从轻或减轻处罚的依据之一。

特殊场景：

• 在职务侵占罪的案件中，如果行为人同时具备借条和谅解书，且借条被认定为真实合法、谅解书也体现了被害单位的真实意愿，那么这两份材料在量刑时可能会起到一定的积极作用。但需要注意的是，这并不意味着行为人可以完全免除刑事责任，因为职务侵占罪的构成要件和刑罚规定是明确的，法院在判决时会综合考虑各种因素。

行动建议：

• 对于行为人：如果涉嫌职务侵占罪，应尽快咨询专业律师，了解自己的权利和义务，以及可能的法律后果。同时，应积极配合司法机关的调查和审判工作，如实陈述事实、提供证据，并努力退赔赃款、取得被害单位的谅解。
• 对于被害单位：如果发现单位财物被非法侵占，应及时向公安机关报案，并配合司法机关的调查和审判工作。同时，可以根据实际情况考虑是否出具谅解书，以体现对犯罪嫌疑人的宽容和谅解态度。

法律背景：

• 根据《中华人民共和国刑法》第二百七十一条的规定，公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金；数额巨大的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金；数额特别巨大的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处罚金。在量刑时，法院会综合考虑犯罪的性质、情节、后果以及犯罪嫌疑人的悔罪态度等因素。