在物业合同快到期时，向甲方发送的函件内容建议如下：

1. 明确函件目的与合同状态

   • 开篇应直接说明发函的目的，即提醒甲方物业合同即将到期，并明确指出合同的具体到期日期。
   • 示例：“致甲方：我方特此致函，旨在提醒贵方，双方于XXXX年XX月XX日签订的《物业管理服务合同》即将于XXXX年XX月XX日到期。”

2. 回顾合同履行情况

   • 简要回顾合同期间的主要服务内容、履行情况以及双方的合作成果，以展现我方的专业性和合作诚意。
   • 示例：“在合同期间，我方严格按照合同约定，提供了包括但不限于安保、清洁、绿化等物业管理服务，并得到了贵方的认可与好评。”

3. 表达续签意愿或提出新方案

   • 若我方希望续签合同，应明确表达续签意愿，并可提出续签的条件或建议。
   • 若我方不打算续签或希望对合同条款进行修改，也应坦诚说明，并提出新的合作方案或修改建议。
   • 示例（续签意愿）：“鉴于双方良好的合作关系及我方对物业管理服务的持续投入，我方希望与贵方续签物业管理服务合同，并愿意在原有合同基础上，根据市场变化及贵方需求，对部分条款进行适当调整。”
   • 示例（不续签或修改条款）：“然而，考虑到市场变化及我方业务发展的需要，我方决定不再续签原合同。但为确保物业管理的连续性，我方愿意与贵方就新的物业管理服务方案进行协商，并签订新的合同。”

4. 提出后续行动建议

   • 根据我方的意愿，提出后续的行动建议，如安排会议讨论续签事宜、提交新的合作方案等。
   • 示例：“为顺利推进续签工作，我方建议双方于XXXX年XX月XX日前安排一次会议，就续签合同的具体条款进行深入讨论。同时，我方也将准备一份详细的续签方案，供贵方参考。”

5. 表达期待与感谢

   • 在函件结尾，表达对甲方过去合作的感谢，以及对未来合作的期待。
   • 示例：“感谢贵方在过去合同期间对我方工作的支持与配合。我方期待与贵方继续携手合作，共同为物业的繁荣发展贡献力量。”

函件示例：

致甲方：

我方特此致函，旨在提醒贵方，双方于XXXX年XX月XX日签订的《物业管理服务合同》即将于XXXX年XX月XX日到期。

在合同期间，我方严格按照合同约定，提供了包括但不限于安保、清洁、绿化等物业管理服务，并得到了贵方的认可与好评。鉴于双方良好的合作关系及我方对物业管理服务的持续投入，我方希望与贵方续签物业管理服务合同，并愿意在原有合同基础上，根据市场变化及贵方需求，对部分条款进行适当调整。

为顺利推进续签工作，我方建议双方于XXXX年XX月XX日前安排一次会议，就续签合同的具体条款进行深入讨论。同时，我方也将准备一份详细的续签方案，供贵方参考。

感谢贵方在过去合同期间对我方工作的支持与配合。我方期待与贵方继续携手合作，共同为物业的繁荣发展贡献力量。

此致 敬礼！

[发函方名称] [发函日期]

在撰写函件时，请根据实际情况调整具体内容，以确保函件的准确性和有效性。如有任何疑问或需要进一步的法律建议，请随时向我咨询。