在租赁房屋合同到期前，书面通知对方是一个既专业又必要的步骤，它有助于确保双方权益得到妥善保护，并避免可能的纠纷。以下是一份详细的书面通知指南，供您参考：

一、通知前的准备

1. 查阅合同：首先，仔细查阅租赁合同中关于到期通知的条款，了解是否有特定的通知期限或方式要求。
2. 确定通知内容：根据合同条款和实际情况，确定通知中需要包含的关键信息，如房租到期日期、续租意向询问、搬离与交接要求、费用结清、押金退还等。

二、书面通知的撰写

标题：明确标注“房租到期通知书”或类似标题，以便对方一眼识别。

双方信息：

• 致：[承租人姓名/名称]
• 地址：[承租房屋详细地址]
• 出租人信息：[出租人姓名/名称]（身份证号：[具体身份证号]）

正文：

尊敬的[承租人姓名/名称]：

您好！

根据我们双方于[合同签订日期]签订的《房屋租赁合同》（合同编号：[合同编号]），您承租的位于[承租房屋详细地址]的房屋将于[房租到期具体日期]到期。现就相关事宜正式通知如下：

1. 房租到期时间：您的房屋租赁期限将于[房租到期具体日期]届满，请提前做好搬离或续租的准备。

2. 续租意向：

   • 若您有意愿继续租赁该房屋，请在收到本通知后[具体时间，如7日内]与我联系（联系电话：[出租人联系电话]；电子邮箱：[出租人电子邮箱]），商讨续租事宜并签订新的租赁合同。
   • 逾期未回复，则视为您放弃续租权，我将不再保留该房屋的续租选项。

3. 搬离与交接要求：

   • 如您不打算续租，请务必在房租到期日（[房租到期具体日期]）前将房屋内个人物品全部搬离，并确保房屋保持整洁、完好。
   • 附属设施设备（详细清单可参考原租赁合同附件）需能正常使用，如有损坏，需按照合同约定进行修复或照价赔偿。
   • 请提前与我联系，协商确定具体的房屋交接时间，并携带租赁合同原件、钥匙等相关物品，配合完成房屋验收工作。

4. 费用结清：

   • 请您在到期日之前，结清截至到期日的所有房屋租金、水电费、物业费、燃气费等相关费用。
   • 我将在房屋交接时，与您核对各项费用的缴纳情况，并出具相应的收据或结算单。

5. 押金退还：

   • 经双方确认房屋无损坏且各项费用已结清后，我将按照合同约定退还您的押金。
   • 如有扣除项目，将提供详细的扣除清单。

6. 法律责任：

   • 若您未能在规定时间内完成上述事项，我将依据合同约定及相关法律法规采取相应措施维护自身权益，由此产生的一切费用和损失将由您承担。

结尾： 请您务必重视此事，并按时做好相关准备工作。如有任何疑问或需要进一步沟通，请随时与我联系。感谢您在租赁期间对房屋的爱护和对合同约定的遵守。

此致
敬礼！

出租人（签字）：[出租人手写签名或盖章]
日期：[通知书发出日期]

三、通知的送达

1. 选择送达方式：根据对方的配合程度和实际情况，选择合适的送达方式，如邮寄挂号信、电子邮件、公证送达等。建议选择可留痕的方式组合使用，例如先发送电子邮件，再通过EMS寄送纸质通知。

2. 保留送达凭证：无论选择哪种送达方式，都要确保保留好送达凭证，如邮寄回执、电子邮件发送记录等，以备不时之需。

四、后续跟进

1. 建立通知台账：记录发送时间、方式、签收信息等关键节点，以便后续跟踪和管理。

2. 定期归档保存：将通知文件及相关回执定期归档保存，以备未来可能出现的纠纷或查询。

通过遵循以上步骤，您可以确保租赁房屋合同到期前的书面通知既专业又有效，从而保护双方的权益并避免不必要的纠纷。