针对总公司法人出差不在，分公司负责人须变更的情况，可按照以下步骤办理：

1. 内部决策与任命

   • 法律要点：尽管总公司法人出差，但公司内部仍需通过董事会或高层会议进行决策，正式任命新的分公司负责人，并出具任命文件或决议。这是变更的法律依据，也是后续办理变更手续的基础。
   • 操作建议：确保决策过程符合公司章程和《公司法》的相关规定，保留好会议记录和任命文件。若法人无法亲自签署相关文件，可考虑通过授权委托的方式，由法人授权其他高层管理人员代为签署。

2. 准备必要文件

   • 核心文件：包括《分公司登记申请书》（需由法定代表人或其授权代表签署，并加盖总公司公章）、《指定代表或者共同委托代理人授权委托书》（明确授权范围和期限）、分公司营业执照正副本、原任与新任负责人的任免文件、新任负责人身份证件复印件等。
   • 特殊行业要求：若分公司涉及特殊行业，如金融、医疗等，还需提交行业主管部门的批准文件或许可证件复印件。
   • 法律提示：所有文件必须真实、完整、合法，复印件需与原件一致，并加盖总公司公章以确认其真实性。

3. 提交变更申请

   • 申请方式：可选择网上预约（通过当地工商局网站）或现场申请（前往工商局办事窗口）的方式提交变更申请。
   • 注意事项：按照预约时间或窗口指导提交申请材料，确保材料齐全、顺序正确。若法人无法亲自到场，可由授权代表携带相关文件和授权委托书代为办理。

4. 审核与批准

   • 审核流程：工商行政管理部门将对申请材料进行详细审核，包括真实性、完整性和合法性。
   • 审批结果：若审核通过，将颁发新的营业执照或更新原有执照上的负责人信息；若未通过，将出具驳回通知，需根据原因修改后重新提交。在此过程中，保持与工商行政管理部门的沟通，及时了解审核进度和结果。

5. 更新相关记录与公告

   • 内部记录：更新公司章程、股东名册、员工手册等内部文件，确保分公司负责人的变更在公司内部得到及时记录和更新。
   • 外部公告：在公司网站、社交媒体平台等渠道发布负责人变更的公告，确保信息透明，避免给公司带来不必要的法律风险。

6. 后续事项处理

   • 劳动合同：与新负责人签订劳动合同，明确双方权利义务，确保劳动关系的合法性和稳定性。
   • 社保与公积金：办理社保和公积金的转移手续，确保新负责人的权益得到保障。
   • 其他事项：根据实际情况，可能还需处理税务、银行等相关信息的变更，确保分公司运营的顺畅性。

特殊情况处理：

• 若法人因长期出差或其他原因无法及时签署相关文件，可考虑通过公证授权的方式，由法人授权其他高层管理人员代为签署和办理相关手续。
• 在变更过程中，若遇到工商行政管理部门要求法人亲自到场的情况，可与工商部门沟通，说明法人无法到场的原因，并尝试通过其他方式（如视频会议、公证授权等）完成身份验证和手续办理。

总结与建议： 变更分公司负责人是一个涉及多个环节和法律知识点的复杂过程。为确保变更的顺利进行，建议公司在开始之前充分了解相关法律法规和办理流程，并准备好所有必要的文件和资料。若在办理过程中遇到任何问题或困难，可直接向我咨询，我将根据具体情况提供专业的法律建议和帮助。