单位主动退回工资120万，通常需要完成以下手续，具体流程和要求可能因单位性质（如国企、私企）、工资发放方式（银行转账、现金等）及当地劳动部门规定而有所不同：

1. 内部决策与审批

   • 决策依据：单位需明确退回工资的原因（如多发、错发、员工离职后结算错误等），并依据内部财务管理制度或劳动合同约定作出决策。
     
   • 审批流程：通常需经财务部门、人力资源部门及单位负责人（如总经理、法定代表人）审批，确保退回行为合法合规。
     
   • 特殊情形：若涉及大额资金（如120万），可能需提交董事会或股东会决议（针对公司制单位），或上级主管部门批准（针对国企、事业单位）。

2. 与员工沟通并取得同意

   • 书面确认：单位应与员工书面沟通，说明退回原因、金额及方式，并要求员工签字确认。若员工拒绝退回，单位需通过法律途径解决（如起诉不当得利），此时退回手续可能暂停。
     
   • 协商方案：若员工因经济困难无法一次性退回，单位可协商分期退回或抵扣后续工资，并签订书面协议。

3. 财务操作与凭证留存

   • 退款方式：
     
     • 银行转账：通过原工资发放账户退回，需备注“工资退回”及员工姓名、身份证号，并保留转账凭证。
       
     • 现金退款：需员工出具收条，注明退款金额、原因及日期，并由两名以上单位人员签字见证。
       
   • 账务处理：财务部门需调整账目，冲减原工资发放记录，并留存审批文件、沟通记录及退款凭证作为税务稽查或审计依据。

4. 税务与社保调整（如涉及）

   • 个人所得税：若退回工资涉及已申报的个人所得税，单位需向税务机关申请更正申报，员工可能需配合办理退税或补缴税款。
     
   • 社保公积金：若工资包含社保公积金个人部分，单位需与社保部门沟通，调整缴费基数或办理退费手续。

5. 合规性审查与风险防范

   • 劳动法合规：确保退回行为不违反《劳动合同法》关于工资支付的规定（如不得克扣或无故拖欠工资）。
     
   • 反洗钱审查：若退款金额较大，单位需遵守反洗钱规定，核实资金来源及用途，避免涉及非法活动。
     
   • 内部监督：建议由审计部门或独立第三方监督退款流程，防止内部人员利用退款谋取私利。

特殊提示：若单位因经营困难需集体退回工资（如降薪），需与员工协商并签订书面协议，且降薪幅度不得低于当地最低工资标准，否则可能面临劳动仲裁风险。

如有具体场景或疑问，可进一步向我说明，我会结合实际情况提供更详细的建议。