项目负责人在没有公司授权时，其行为效力及应对方式需分情况讨论，具体如下：
若项目负责人以公司名义对外签订合同或作出承诺
根据《民法典》第171条，未经公司追认的“无权代理”行为，对公司不发生效力，由行为人（项目负责人）承担责任。但若相对方有理由相信其有代理权（如持有公司公章、空白合同等），可能构成“表见代理”，此时公司需承担合同责任，再向项目负责人追偿。
建议：公司应尽快明确否认该行为（如发函通知相对方），避免被认定为表见代理；项目负责人若被追责，可主张公司管理漏洞（如未及时收回授权文件）作为抗辩，但需承担举证责任。
若项目负责人内部决策超出授权范围
例如擅自调整项目预算、变更合作方等，属于“越权行为”。根据《公司法》及相关内部规定，公司可追究其行政责任（如警告、降职）或经济责任（如赔偿损失）。若行为涉嫌职务侵占、挪用资金等犯罪，公司可报警处理。
建议：公司应完善授权制度（如书面授权书、权限清单），并定期核查项目执行情况；项目负责人需主动确认授权边界，避免因“误认为有权”而担责。
若项目负责人以个人名义实施行为
如以个人账户收取项目款项、私自签订与项目无关的合同等，与公司无关，由其个人承担法律责任。但若公司从中受益（如实际使用款项），可能被认定为“共同行为人”而承担连带责任。
建议：公司需严格区分个人行为与公司行为（如禁止使用个人账户处理公司事务）；项目负责人应避免将个人资源与公司项目混同，防止利益冲突。
总结：无授权行为的法律后果取决于行为性质、相对方是否善意、公司是否追认等因素。公司应通过制度设计预防风险（如明确授权、监督执行），项目负责人则需谨慎行事，必要时主动向公司确认权限。若已发生无授权行为，建议双方及时沟通，通过补充授权、协商解决或法律途径化解纠纷。