面对用人单位拖欠报销费用（这通常也被视为劳动报酬的一部分）的情况，您作为劳动者，有多种合法且有效的途径来维护自己的权益。以下是我为您详细整理的处理步骤和建议：
一、首选方式：与用人单位友好协商
- 直接沟通：首先，我建议您直接与用人单位的负责人或负责财务、人力资源的部门进行沟通。明确、具体地指出拖欠报销费用的事实，包括拖欠的金额、时间以及相关的报销凭证。
- 要求支付计划：在沟通中，您可以要求用人单位给出一个明确的支付时间和计划。这有助于双方建立信任，并避免进一步的纠纷。
- 保留证据：务必保留好与用人单位沟通的聊天记录、通话录音或书面协议等证据。这些证据在后续可能需要使用，以证明您的权益。
二、向劳动行政部门投诉
- 准备投诉材料：如果协商无果，您可以向当地的劳动行政部门投诉。投诉时，需要准备劳动合同、报销凭证、考勤记录（如果与报销相关）等能证明劳动关系和拖欠报销费用事实的材料。
- 提交投诉：将准备好的投诉材料提交给劳动行政部门，并详细说明情况。劳动行政部门会对您提交的材料进行审查，并决定是否受理。
- 等待处理结果：劳动行政部门在受理投诉后，会对用人单位进行调查。如果查证属实，会责令用人单位限期支付拖欠的报销费用。逾期不支付的，用人单位还需按应付金额的一定比例向您加付赔偿金。
三、申请劳动仲裁
- 了解仲裁时效：劳动争议申请仲裁的时效期间为一年，从您知道或者应当知道权利被侵害之日起计算。因此，请务必在时效期内提出仲裁申请。
- 提交仲裁申请：向劳动合同履行地或者用人单位所在地的劳动争议仲裁委员会提交书面仲裁申请。申请书应载明您和用人单位的基本信息、仲裁请求和所根据的事实、理由等事项。
- 参与仲裁过程：仲裁委员会在受理申请后，会安排开庭审理。您需要按照仲裁庭的要求参与仲裁过程，包括提供证据、陈述事实等。
- 等待裁决结果：仲裁庭会在规定的时间内作出裁决。如果认定用人单位存在拖欠报销费用的情况，会裁决用人单位支付拖欠的费用及相应的经济补偿。
四、向人民法院提起诉讼
- 对仲裁结果不服起诉：如果您对仲裁裁决不服（除终局裁决外），可以自收到仲裁裁决书之日起十五日内向人民法院提起诉讼。
- 直接起诉情形：根据《劳动合同法》的规定，如果用人单位拖欠或未足额支付劳动报酬（包括报销费用），您可以依法向当地人民法院申请支付令。人民法院在审查后，会依法发出支付令。另外，如果您以用人单位的工资欠条（或报销费用欠条）为证据直接提起诉讼，且诉讼请求不涉及劳动关系其他争议的，人民法院将按照普通民事纠纷受理。
总结与建议：
面对用人单位拖欠报销费用的情况，我建议您首先尝试与用人单位友好协商，以高效、便捷的方式解决问题。如果协商无果，再考虑向劳动行政部门投诉或申请劳动仲裁。如对仲裁结果不满或符合直接起诉条件，还可向人民法院提起诉讼。在整个过程中，请务必保留好相关证据材料，以便在需要时进行维权。同时，我也建议您咨询专业的法律人士或律师，以获取更具体、更专业的法律建议和支持。