结论前置：单位在一般情况下无法直接查到员工的行政拘留记录及其具体原因，但在特定情况下可能通过合法途径获知相关信息。

详细分析如下：

一、单位无法直接查询的原因

行政拘留记录作为个人隐私信息，受到《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规的严格保护。这些记录保存在作出决定的公安机关，并作为案件档案留存，主要用于案件核查、备案及供当事人复核时查阅。普通单位和个人，包括用人单位，未经法定程序和授权，均不得擅自查询或泄露他人的隐私信息。因此，单位通常不具备直接查询员工或应聘者行政拘留记录的权限。

二、单位可能获知行政拘留记录的途径

尽管单位一般无权直接查询行政拘留记录，但在以下特定情况下，单位可能通过合法途径获知相关信息：

1. 员工主动告知：

   • 基于诚实信用原则，员工可能会主动向单位披露自己曾被行政拘留的情况。这通常发生在入职时的个人情况说明填写、日常工作交流或员工与同事、领导的相处过程中。
   • 若单位在劳动合同或规章制度中明确要求员工如实披露违法犯罪记录，员工未如实告知则可能构成欺诈，导致劳动合同被认定无效（依据《中华人民共和国劳动合同法》第二十六条）。

2. 法律程序要求：

   • 在司法机关办理案件过程中，如需将员工的行政拘留记录作为证据，司法机关可依法向公安机关调取相关记录。这是司法机关的职权行为，而非单位的直接查询。
   • 单位在接到司法机关的协助调查通知后，可能需要提供员工的相关资料，其中可能包含该员工的行政拘留记录。但单位本身并不具备查询权限，而是基于法定职责和协助义务而提供信息。

3. 特殊行业背景审查：

   • 某些特殊行业，如保安服务、金融、教育等，出于工作性质和安全等方面的考虑，单位在招聘或任用人员时可能会进行背景审查。
   • 在这些情况下，单位需要经过合法程序并获得相关授权后，才能通过公安机关查询到员工的行政拘留记录。这是为了确保这些关键岗位的人员具备必要的道德品质和职业操守。

三、行政拘留记录的影响与性质

• 影响：行政拘留记录虽不属于刑事处罚留下的前科，但在公安机关长期保存，可能对报考公务员或特殊部门雇员的政审环节产生不利影响。若当事人因同一类违法行为再次被处罚，处罚力度可能会增加。
• 性质：行政拘留是对违法分子实施的一种惩罚性措施，旨在限制其行为并促使其认识错误、改正行为。它不同于刑事处分，不是一种刑罚，而是行政法上的处罚手段。

四、对单位的建议

为保护个人隐私和遵守相关法律法规，单位在获取和使用员工信息时应遵循合法、公正、必要的原则，确保信息的准确性和安全性。对于涉及个人隐私的信息，应谨慎处理，避免侵犯员工的合法权益。若单位对员工的行政拘留记录有查询需求，应通过合法途径进行，并确保查询行为的合法性和合规性。

总结与建议：

综上所述，单位在一般情况下无法直接查到员工的行政拘留记录及其具体原因。但在特定情况下，如员工主动告知、法律程序要求或特殊行业背景审查时，单位可能获知相关信息。单位应严格遵守相关法律法规，尊重和保护员工的个人隐私权，确保信息处理的合法性和合规性。如有任何关于个人隐私保护或雇佣关系的法律问题，可以直接向我咨询。