当中标人不支付招标代理费时，这确实是一个需要谨慎处理的问题，因为这涉及到招标代理机构的合法权益。以下是我为您提供的详细、有条理的解答：

一、明确中标人的违约行为

首先，要明确中标人不支付招标代理费的行为构成了违约。根据招标文件以及与中标人签订的相关合同，这些文件中通常会明确约定招标代理费的支付方式、时间、金额以及违约责任等条款。中标人未按照这些约定支付费用，就是违反了合同，需要承担相应的法律责任。

二、与中标人进行协商沟通

1. 正式函件催款：

   • 招标代理机构应以书面形式向中标人发出催款函，明确指出其未按照约定支付招标代理费的事实。
   • 附上相关合同条款作为依据，要求中标人在规定的合理期限内支付费用。
   • 告知逾期支付可能面临的法律后果，如加收滞纳金、解除合同等。

2. 面对面沟通：

   • 若函件催款无效，可与中标人进行面对面沟通，了解其不支付的原因。
   • 根据不同情况寻求解决方案，如协商分期支付、解决费用争议等，以达成双方都能接受的协议。

三、妥善保留证据

在催款过程中，招标代理机构应妥善保留以下证据，以备后续法律措施之需：

• 招标文件、招标代理合同、中标通知书等涉及招标代理费约定的文件。
• 催款函、邮件、短信、通话记录等与中标人沟通的记录。
• 提供招标代理服务过程中的相关工作记录、成果文件等，以证明已按合同约定履行了义务。

四、采取法律措施

1. 发送律师函：

   • 若协商沟通无果，可委托律师向中标人发送律师函。
   • 律师函应明确指出中标人的违约行为及应承担的法律责任。
   • 限定中标人在一定期限内支付费用，否则将采取进一步的法律措施。

2. 申请仲裁或提起诉讼：

   • 根据合同中的约定，招标代理机构可以选择向约定的仲裁机构申请仲裁。
   • 或者向有管辖权的人民法院提起诉讼，要求中标人支付招标代理费及可能产生的滞纳金、违约金等。
   • 在仲裁或诉讼过程中，需提交上述保留的证据，以证明双方存在合同关系、自己已履行义务以及中标人未支付招标代理费的事实。

五、预防措施

为避免类似情况再次发生，招标代理机构应在未来的合同中加强关于招标代理费支付的条款：

• 明确违约责任和后果，如加收滞纳金、解除合同、赔偿损失等。
• 考虑增加预付款项、履约保证金等保障措施，以确保中标人能够按时支付相关费用。
• 定期对合同进行审查和更新，以适应市场变化和法律法规的要求。

综上所述，当中标人不支付招标代理费时，招标代理机构应依据合同约定和法律法规，通过协商沟通、保留证据以及采取法律措施等方式来维护自身的合法权益。同时，也应加强合同管理，预防类似问题的再次发生。希望这些解答能对您有所帮助。