核心结论：合同交期未交货时，若要开具罚单（通常指违约金或赔偿金通知），需依据合同约定及法律规定，通过正式书面文件明确违约事实、责任承担及处理方式。以下是具体操作步骤及注意事项：

1. 确认合同条款

• 违约责任约定：首先检查合同中是否明确约定了交货期限、违约责任（如违约金比例、赔偿范围）及争议解决方式。若合同有明确条款，可直接依据条款主张权利。
• 例外情形：若合同未约定违约金，但约定了损失赔偿计算方法（如实际损失、可得利益损失等），需按约定或法律规定主张赔偿。

2. 固定违约证据

• 书面催告：在交货期限届满前，可先通过书面形式（如邮件、函件）催告对方履行交货义务，并留存送达证据（如签收记录、快递单号）。
• 违约事实证明：收集对方未交货的证据，如交货单、物流记录、沟通记录等，证明对方未按约定时间履行义务。

3. 起草罚单（违约金/赔偿金通知）

• 标题与抬头：明确文件性质（如“违约金通知”“赔偿金催告函”），并写明对方公司名称、地址及联系方式。
• 违约事实描述：简明扼要说明合同签订情况、交货期限、对方未交货的具体事实及时间节点。
• 法律依据与合同条款：引用《民法典》相关条款（如第五百七十七条、第五百八十四条）及合同具体条款，说明对方违约的法律后果。
• 责任承担方式：
  • 若合同约定违约金，明确违约金金额及计算方式（如“按合同总金额的5%支付违约金”）；
  • 若未约定违约金，可主张实际损失赔偿（如因延迟交货导致的生产停滞损失、额外采购成本等），并附相关证据。
• 履行要求：要求对方在指定期限内支付违约金/赔偿金，并明确逾期支付的利息或追加责任。
• 争议解决方式：注明若对方未履行，将通过诉讼/仲裁解决，并保留追究其他法律责任的权利。
• 落款与日期：加盖己方公章，并由负责人签字，注明通知发出日期。

4. 送达与跟进

• 送达方式：通过EMS邮寄（留存邮寄凭证）或对方签收的方式送达，确保对方收到通知。
• 跟进沟通：若对方未回应，可再次催告或直接启动法律程序（如发送律师函、提起诉讼）。

5. 注意事项

• 合理性原则：违约金金额不得过分高于实际损失（通常不超过损失的30%），否则对方可能请求法院调整。
• 时效性：注意诉讼时效（一般为3年），避免因超过时效丧失主张权利的机会。
• 协商优先：在采取法律措施前，可尝试与对方协商解决，降低维权成本。

示例模板（供参考）：

违约金通知函
致：XXX公司
我司与贵司于XXXX年XX月XX日签订《XXX合同》（合同编号：XXX），约定贵司应于XXXX年XX月XX日前交付货物。截至本函发出之日，贵司仍未履行交货义务，已构成严重违约。
根据《民法典》第五百七十七条及合同第X条约定，贵司应向我司支付违约金人民币XXX元（或按实际损失赔偿XXX元），并应在收到本函后3日内支付至我司指定账户。逾期未支付的，我司将依法追究贵司法律责任，包括但不限于诉讼费、律师费等。
特此通知！
XXX公司（盖章）
XXXX年XX月XX日

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