若税务局要求提供说明而手头没有合同，可按以下思路撰写情况说明，核心结论是需清晰陈述事实、说明原因并提供替代性证明材料：

1. 标题与称谓
   标题直接写明“关于XX事项无合同的情况说明”，称谓为“XX税务局”（需具体到分局或科室）。

2. 正文核心内容

   • 事实陈述：明确说明未签订合同的具体事项（如交易类型、时间、金额、对方主体等），例如：“我司于2023年X月与XX公司发生货物销售业务，交易金额XX元，因双方口头约定未及时签订书面合同”。
     
   • 原因说明：解释未签订合同的客观原因（如紧急交易、对方拖延、行业惯例等），需避免主观推卸责任，例如：“因对方公司紧急需求且长期合作，我司未坚持要求签订书面合同”。
     
   • 替代证明材料：提供能佐证交易真实性的其他证据（如发票、付款记录、物流单据、沟通记录等），并附清单说明，例如：“已提供增值税专用发票（编号XX）、银行转账回单（流水号XX）及微信聊天记录截图作为交易证明”。
     
   • 合规性承诺：表明后续改进措施（如补签合同、完善流程等），例如：“我司已与对方补签书面合同，并加强内部合同管理，避免类似情况再次发生”。

3. 结尾与落款
   结尾写明“特此说明”，并加盖公司公章，由法定代表人或经办人签字，注明日期。

注意事项：

• 真实性：说明内容需与提供的替代材料一致，避免虚构事实。
  
• 针对性：根据税务局具体要求调整内容（如是否需说明税务处理方式）。
  
• 语言简洁：避免冗长，重点突出事实与证据。
  

若需进一步优化说明内容或补充材料，可直接向我咨询具体场景下的应对方案。