未经集体决策使用资金的处理方式需根据具体情形判断，核心结论如下：

1. 若属于公司或单位内部管理范畴
   根据《公司法》或单位章程规定，集体决策程序（如股东会、董事会决议）是资金使用的法定要求。若负责人未经集体决策擅自使用资金，可能构成越权行为，需承担以下责任：

   • 民事责任：若资金使用损害公司利益，其他股东或成员可依据《公司法》第149条、第151条，要求行为人赔偿损失；
     
   • 内部追责：单位可依据章程或内部制度，对责任人进行警告、降职、扣薪等处分；
     
   • 例外情形：若事后经集体决策追认，或行为符合“表见代表”情形（如相对方有理由相信行为人有权代表单位），则可能免除部分责任。

2. 若涉及挪用资金或职务侵占
   若行为人将资金用于个人用途或非法目的，可能触犯《刑法》：

   • 挪用资金罪（《刑法》第272条）：公司、企业人员利用职务便利，挪用资金归个人使用或借贷给他人，数额较大、超过3个月未还，或进行营利、非法活动的，处3年以下有期徒刑或拘役；
     
   • 职务侵占罪（《刑法》第271条）：以非法占有为目的，将单位财物占为己有，数额较大的，处3年以下有期徒刑或拘役。
     关键点：需证明行为人主观上具有非法目的，且客观上实施了侵占或挪用行为。

3. 若涉及国有资金或公共资金
   若资金属于国有资产或公共财政资金，未经集体决策使用可能违反《预算法》《财政违法行为处罚处分条例》等规定，需承担：

   • 行政责任：由财政、审计部门责令改正，追回资金，并可能对责任人给予行政处分；
     
   • 刑事责任：若构成贪污、挪用公款等罪名，按《刑法》第382条、第384条追究刑事责任。

建议行动步骤：

1. 立即停止资金使用行为，防止损失扩大；
   
2. 收集证据（如决策记录、资金流向、审批文件等）；
   
3. 根据资金性质（公司/国有/公共）选择对应处理路径：
   
   • 内部纠纷：通过股东会、职工代表大会等渠道协商或诉讼；
     
   • 刑事风险：向公安机关报案，由司法机关介入调查；
     
4. 咨询专业律师评估具体情形，制定应对方案。
   

如有进一步细节（如资金用途、决策程序瑕疵程度等），可向我补充说明，我会为您分析具体法律风险。