单位可以通过以下合法且合规的方式了解员工是否有刑事案件记录，同时确保充分保护员工的隐私权：

1. 员工自我申报与声明

   • 单位可以在员工入职时或定期要求员工填写相关表格，申报自己是否有过犯罪记录，并明确虚假声明的法律责任。这种方式虽然主要依赖员工的诚信，但可以作为初步筛选的手段。不过，其证明力相对较弱，因为员工可能出于各种原因隐瞒真实情况。

2. 查看员工档案

   • 单位有权查看员工档案以了解其基本情况，包括过往经历和记录。如果员工在档案中如实填写了犯罪记录，单位可以据此了解相关情况。但需注意，个人犯罪记录属于个人隐私，单位在处理这些信息时应谨慎，避免泄露或不当使用。

3. 要求员工提供无犯罪记录证明

   • 单位可以制定规章制度，要求员工提供由户籍所在地公安机关出具的无犯罪记录证明。这是了解员工背景的一种有效方式，因为无犯罪记录证明是由官方机构出具的，具有较高的证明力。但单位在要求员工提供时，应确保过程合法，不侵犯员工的合法权益，比如不得强制要求员工提供与工作无关的个人信息。

4. 向公安机关查询（特定情况下）

   • 在特定情况下，如员工将从事从业禁止规定的岗位（如涉及国家安全、公共安全等岗位），单位可以向员工户籍所在地的公安机关申请查询其犯罪记录。查询时需按照公安机关的要求提供相应的书式材料，并经过审核通过后才能进行。这种方式虽然较为严格，但能够确保查询结果的准确性和合法性。

5. 通过公开渠道查询

   • 如果员工曾经涉及过刑事案件并受到判决，相关信息可能会在法院判决文书网等公开渠道上公布。单位可以通过这些渠道进行查询，但需遵守相关法律法规，确保不侵犯员工的合法权益。比如，不得将查询到的信息用于非法目的或泄露给第三方。

6. 委托专业背景调查机构

   • 单位可以委托专业的背景调查机构对员工进行背景调查。这些机构通常具备广泛的渠道和专业手段来查询员工的历史记录，包括是否有犯罪记录。但单位在选择背景调查机构时，应确保其具备合法资质和良好信誉，并签订保密协议，确保查询过程合法合规，不侵犯员工隐私权。

法律依据与原则：

• 根据《中华人民共和国刑事诉讼法》第二百八十六条，对于犯罪时不满十八周岁且被判处五年有期徒刑以下刑罚的，其犯罪记录应予封存，不得向任何单位和个人提供（除司法机关办案需要或有关单位根据国家规定进行查询外）。依法进行查询的单位应对被封存的犯罪记录保密。
• 《中华人民共和国劳动法》第二十五条规定，劳动者被依法追究刑事责任的，用人单位可以解除劳动合同。但这一权利的行使应基于合法、合规的查询结果，且单位在解除劳动合同时应遵循法定程序和条件。

总结与建议： 单位在查询员工刑事案件记录时，应遵循合法、正当、必要的原则，确保查询过程合规，并充分尊重和保护员工的隐私权。同时，单位应鼓励员工自觉遵守法律法规，共同营造和谐稳定的用工环境。在处理员工背景信息时，单位应注重信息的保密性和安全性，避免泄露员工个人信息造成不必要的法律风险和纠纷。如果单位在查询过程中遇到任何法律问题或困惑，可以直接向我咨询，我会提供专业的法律意见和帮助。