针对员工职务侵占行为，企业应通过正式书面通知明确事实、依据及处理措施，具体流程及模板如下：

一、通知的核心目的与法律依据

1. 固定证据：通过书面形式记录侵占行为，为后续追责或诉讼提供依据；
   
2. 合规处理：依据《刑法》第271条（职务侵占罪）及《劳动合同法》第39条（严重违纪解除合同），确保企业行为合法；
   
3. 警示作用：向其他员工传递企业零容忍态度，预防类似行为。
   

二、通知的撰写要点与模板

1. 通知结构

• 标题：明确性质（如《关于XX职务侵占行为的处理通知》）；
  
• 主送人：涉事员工姓名及部门；
  
• 正文：
  
  • 事实描述：时间、地点、方式、金额等关键信息（需附证据清单）；
    
  • 法律依据：引用《刑法》第271条或企业《员工手册》相关条款；
    
  • 处理决定：
    
    • 立即停职调查；
      
    • 要求限期退还侵占财物；
      
    • 解除劳动合同（若情节严重）；
      
    • 移送司法机关（若金额达刑事立案标准，通常6万元以上）。
      
  • 申诉权利：告知员工可提出异议的途径及期限。
    
• 落款：企业名称、日期、盖章。
  

2. 模板示例

**关于XX职务侵占行为的处理通知**  

XX（员工姓名）：  

经调查核实，你于XX年XX月XX日至XX年XX月XX日期间，利用职务便利，通过XX方式（如虚报费用、截留货款等）侵占公司财物共计XX元，证据包括XX（如银行流水、监控录像、证人证言等）。  

你的行为已违反《中华人民共和国刑法》第271条（职务侵占罪）及公司《员工手册》第X条，现作出如下处理：  
1. 自即日起停职调查，配合公司及公安机关调查；  
2. 限你于XX年XX月XX日前退还全部侵占财物至公司账户；  
3. 公司将依据调查结果，保留追究你民事赔偿及刑事责任的权利。  

若你对上述事实有异议，可于收到本通知后3日内向公司人力资源部提交书面说明。  

XX公司（盖章）  
XX年XX月XX日  

三、注意事项

1. 证据充分性：通知前需完成调查，确保证据链完整（如财务记录、签字文件、证人证言）；
   
2. 程序合法性：
   
   • 若涉及解除合同，需提前通知工会并听取意见；
     
   • 若移送司法，需向公安机关提交《刑事控告书》及证据材料。
     
3. 送达方式：优先当面送达并要求签收，若拒绝可邮寄（留存邮寄凭证）或公告送达。
   

四、后续行动建议

1. 内部整改：审查财务流程，堵塞管理漏洞；
   
2. 员工培训：加强合规教育，明确红线；
   
3. 法律跟进：若员工未退还财物或情节严重，及时委托律师提起民事诉讼或刑事控告。
   

如有具体案件细节需进一步分析，可直接向我咨询。