履职函由单位收发室签收，通常可以视为单位已经收到了该函件。以下从不同角度为您详细分析：
一、收发室签收的法律效力
职务行为原则：
- 收发室作为单位内部的一个部门，其签收行为通常被视为单位的行为。根据职务行为原则，员工在执行职务过程中所实施的行为，其法律后果由单位承担。因此，收发室签收履职函，可以视为单位已经接收了该函件。
表见代理原则：
- 如果收发室的工作人员在签收时，表现出有权代表单位接收函件的外观（如穿着单位制服、持有单位公章或签收章等），且相对方（即发函方）有理由相信其有权代表单位签收，那么根据表见代理原则，该签收行为也对单位产生法律效力。
二、可能存在的例外情况
收发室无权签收：
- 如果单位明确规定收发室无权签收特定类型的函件，或者收发室的工作人员在签收时明确表示其无权签收，那么该签收行为可能不对单位产生法律效力。但这种情况较为少见，且需要单位有明确的内部规定作为依据。
函件内容特殊：
- 如果履职函的内容涉及单位重大利益或需要特定人员签收（如法定代表人、授权代表等），而收发室并非这些特定人员，那么仅凭收发室的签收可能不足以证明单位已经收到了该函件。此时，可能需要进一步确认函件是否已经转交给了相关人员。
三、法律建议
保留签收证据：
- 无论收发室签收是否有效，发函方都应保留好签收证据（如签收单、快递单等），以备不时之需。这些证据在后续可能出现的纠纷中，将起到至关重要的作用。
及时跟进确认：
- 如果发函方对收发室的签收行为存在疑虑，或者函件内容涉及单位重大利益，建议及时与单位联系确认函件是否已经收到并处理。这可以通过电话、邮件或再次发函等方式进行。
完善内部管理：
- 对于单位而言，建议完善内部管理流程，明确收发室的职责和权限，以及特定类型函件的签收和处理流程。这有助于减少因签收问题而引发的纠纷和风险。
总结来看，在大多数情况下，履职函由单位收发室签收可以视为单位已经收到了该函件。但为了避免潜在的风险和纠纷，发函方和单位都应采取相应的措施来确保函件的签收和处理符合法律规定和内部管理要求。如果您在此过程中遇到任何法律问题或需要进一步的法律建议，请随时向我咨询。