当需要更换代建单位的项目负责人时，这一过程需要遵循一定的步骤和规定，以确保项目的顺利进行和合规性。以下是一个清晰、详细且有深度的解答：

一、了解相关法规与合同条款

首先，代建单位应仔细查阅与发包人签订的建设工程合同，特别是关于项目负责人更换的条款。合同中通常会明确更换项目负责人的条件、程序以及所需提交的材料。同时，也要了解当地建设行政主管部门关于项目负责人变更的相关规定，如上海市的《上海市建设工程合同信息报送管理规定》和《关于本市建筑工程参建各方项目负责人登记变更实行网上办理的通知》等。

二、提前书面通知并征得发包人同意

1. 书面通知：代建单位应至少提前合同约定的时间（如14天）以书面形式通知发包人和监理人，说明更换项目负责人的原因、新项目负责人的基本信息（包括姓名、资质证书编号、相关工作经验等）。

2. 征得同意：向发包人提交更换项目负责人的正式申请报告，详细阐述更换的必要性，并附上新项目负责人的详细简历、资质证明文件等资料。发包人在收到通知后，会对相关资料进行审核，并可能进行进一步调查。若发包人在规定时间内未提出异议，则视为同意调整。代建单位必须获得发包人的书面批准同意后，更换项目负责人的行为才正式生效。

三、确定新项目负责人并进行交接

1. 确定人选：代建单位应确保新项目负责人具备相应的资质、技能、组织能力和经验，能够胜任项目管理工作。

2. 工作交接：在获得发包人批准后，代建单位应组织原项目负责人与新项目负责人进行详细的工作交接，包括项目进展情况、文档资料、资源状况等，确保新项目负责人全面了解项目情况。

四、对外通知及备案

1. 对外通知：代建单位需及时将项目负责人更换事宜通知项目建设过程中的其他相关方，如监理单位、设计单位、供应商等，以保证沟通协调的顺畅。

2. 办理备案：根据相关建设管理规定，代建单位还需在当地建设行政主管部门办理项目负责人变更备案手续。以上海市为例，可以通过“上海市住房和城乡建设管理委员会”网站的一网通办平台进行网上办事，填写变更信息并完成数字签名后，由相关管理部门进行审核并完成备案。

五、后续培训与融入

代建单位应对新项目负责人进行必要的培训，帮助其快速熟悉项目环境、团队成员和项目进度，确保其能够顺利开展工作。同时，也要关注新项目负责人与团队成员的融合情况，及时解决可能出现的问题。

六、注意事项

1. 合法性与合规性：在整个更换项目负责人的过程中，代建单位应严格遵守相关法律法规和行业规定，确保过程的合法性和合规性。

2. 充分沟通：与发包人、监理人等相关方进行充分沟通和协商，是确保更换项目负责人过程顺利进行的关键。代建单位应积极回应各方关切，减少对项目进度和质量的影响。

3. 处理后续事宜：代建单位应及时处理因更换项目负责人可能带来的项目进度、质量等方面的问题，确保项目能够按照原计划顺利进行。

通过遵循上述步骤和注意事项，代建单位可以确保更换项目负责人的过程符合法律法规要求，同时保持项目的稳定性和连续性。