当劳动合同到期且员工决定不续签时，确实需要遵循一定的手续和流程，以确保双方权益的妥善处理。以下是一份清晰、详细且具有深度的解答：
一、员工应做的准备和手续
提前通知：
- 员工应在劳动合同到期前，根据自己的决定，提前向用人单位提交书面终止申请。这有助于用人单位提前做好人员调整和工作交接的准备。
工作交接：
- 员工需着手进行工作事项的移交，包括但不限于工作资料、项目进展、客户联系方式等。确保工作交接的完整性和准确性，以减少对用人单位运营的影响。
确认离职日期：
- 与用人单位协商确定离职日期，确保双方对离职时间有明确的共识。
二、用人单位应做的准备和手续
工资结算：
- 用人单位应在员工离职前，结清其所有工资、奖金、津贴等劳动报酬。确保工资结算的准确性和及时性，避免产生劳动纠纷。
离职证明：
- 为员工出具离职证明，明确离职原因、离职日期以及工作表现等信息。离职证明是员工后续求职的重要依据。
社会保险关系调整：
- 协助员工办理社会保险关系的转移或续接手续，确保员工的社会保险权益不受影响。
经济补偿（如适用）：
- 根据《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定，如果劳动合同到期不续签的情形符合经济补偿的条件（如用人单位降低劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订），用人单位应向劳动者支付经济补偿。经济补偿的年限和标准按照法律规定执行。
三、特殊情况的处理
带薪年假补偿：
- 如果员工在任职期间拥有尚未享受的带薪年假，根据相关法律法规，用人单位应给予相应的补偿待遇。
争议解决：
- 如果在离职过程中出现任何争议或纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以依法申请劳动争议仲裁或提起诉讼。
四、建议与注意事项
- 提前沟通：员工和用人单位应提前进行沟通，明确各自的意愿和需求，以减少不必要的误解和纠纷。
- 书面确认：所有重要的决定和协议都应以书面形式进行确认，以确保双方权益的明确和可追溯性。
- 遵守法律法规：在处理劳动合同到期不续签的事宜时，双方应严格遵守相关法律法规的规定，确保处理过程的合法性和合规性。
综上所述，当劳动合同到期且员工决定不续签时，双方应遵循一定的手续和流程，以确保权益的妥善处理。员工应提前通知用人单位、进行工作交接并确认离职日期；用人单位应结清工资、出具离职证明、调整社会保险关系并在必要时支付经济补偿。同时，双方应关注特殊情况的处理并遵守相关法律法规的规定。