采集业主档案是否合法，需分情况讨论：
合法采集的情形：
- 法律依据与目的正当性：根据《中华人民共和国民法典》及《个人信息保护法》的相关规定，物业公司在提供物业服务过程中，为履行合同义务（如安全管理、维修服务等），需收集业主必要信息（如姓名、联系方式、房产信息）的，属于合法采集。例如，物业公司为办理门禁卡、通知维修事项或收取物业费而采集业主信息，通常被视为合法。
- 采集程序合规性：合法采集需满足以下程序要求：
- 明确告知：物业公司应通过书面形式（如《业主信息采集表》）或公告方式，向业主说明采集信息的目的、范围、使用方式及保存期限，并取得业主的书面同意。
- 最小化原则：仅采集与物业服务直接相关的必要信息，避免过度收集（如不得要求业主提供婚姻状况、收入水平等无关信息）。
- 安全保障：物业公司需采取技术措施和管理制度，确保业主档案的安全，防止泄露、篡改或丢失。例如，电子档案应加密存储，纸质档案应存放于带锁柜中。
非法采集的情形：
- 未经同意的采集：若物业公司未履行告知义务或未取得业主同意，擅自采集业主信息（如通过门禁系统偷偷记录业主出入时间、安装摄像头监控业主私人活动等），则构成非法采集，可能面临行政处罚（如罚款）或民事赔偿（如业主可要求删除信息、赔偿损失）。
- 超范围使用或泄露：即使合法采集了业主信息，物业公司也不得将信息用于合同约定以外的目的（如将业主联系方式出售给装修公司），或向第三方泄露（如将业主档案提供给开发商用于营销）。此类行为同样违法，需承担相应法律责任。
法律建议：
- 对业主：若发现物业公司非法采集或使用您的信息，可采取以下措施：
- 要求停止侵害：书面通知物业公司停止非法行为，并删除已采集的信息。
- 投诉举报：向当地物业管理部门或住房和城乡建设部门投诉，要求对物业公司进行查处。
- 法律诉讼：若造成损失（如因信息泄露导致诈骗），可向法院起诉，要求物业公司赔偿损失。
- 对物业公司：为避免法律风险，建议：
- 完善采集程序：制定《业主信息采集管理制度》，明确采集目的、范围、程序及安全措施。
- 定期培训员工：确保员工了解个人信息保护的重要性，避免因操作不当导致信息泄露。
- 定期审计：对业主档案的采集、使用、存储情况进行定期检查，及时发现并纠正问题。
总结：采集业主档案是否合法，关键在于是否满足目的正当性、程序合规性及安全保障性。若物业公司严格遵守相关法律法规，则合法；反之，则可能面临法律责任。如有具体疑问或需进一步帮助，可直接向我咨询。