入职时档案的调动主要由公司负责，但在特定环节和特殊情况下，也需要员工本人的配合与协助。以下是对这一问题的详细分析：
公司主导档案调动的情况
具有人事管理权限的单位：
- 国有企业、事业单位、政府机关等具备人事档案管理权限的单位，在录用员工后，会主动向员工原档案保管单位发出调档函，启动档案调动程序。这是公司履行其人事管理职责的一部分。
- 法律依据：根据《企业职工档案管理工作规定》第十八条，企业职工调动、辞职等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交新工作单位或户口所在地街道劳动（组织人事）部门。
委托人才服务机构管理档案的单位：
- 民营企业、外资企业等通常委托当地人才服务机构管理员工档案。员工入职时，公司会与人才服务机构沟通，由后者办理档案调动手续，公司负责协调和配合。
- 法律依据：根据《流动人员人事档案管理暂行规定》第八条，人才流动服务机构凭有效文书向原单位开具调档函，原单位需在十五天内将档案转交。
需要员工配合的情况
提供相关材料：
- 员工需向公司提供身份证、学历学位证书、原档案保管单位联系方式等个人信息和材料，以便公司准确无误地办理调档手续。
办理原单位离职手续：
- 员工需按原单位规定办理离职手续，包括提交辞职申请、交接工作、结清工资等，确保劳动关系解除后，原单位同意转出档案。
特殊情况处理：
- 自主创业或自由职业者：若员工在入职前处于自主创业或自由职业状态，可能需要自行将档案转递至新公司指定的档案保管单位。
- 档案丢失或不完整：若员工档案丢失或不完整，员工需积极配合公司和相关机构，提供相关证明材料，协助补办和完善档案。
个人可能需要自行处理的情况
- 空白期或原单位无法及时办理：若员工入职前有空白期或原单位因故无法及时办理档案转移，员工可能需自行联系原存档机构办理调出手续，并与新公司协调接收事宜。
- 毕业生档案：若学校直接将档案交给个人，而新公司要求提交档案，员工需按公司要求将档案转递至指定地点。
注意事项
档案转递方式：
- 档案应通过机要通信、EMS或派专人转递，严禁个人自带，以确保档案的安全性和保密性。
材料准备：
- 员工需提前咨询并准备好身份证、调档函等相关材料，具体所需材料可能因地区和单位而异。
时间要求：
- 员工应关注档案调动的时间要求，确保在规定时间内完成调转手续，以免影响入职或后续工作。
总结与建议：
入职时档案的调动是公司与员工共同责任的过程。公司主要负责档案的调动和管理，而员工则需在必要时提供配合和协助。双方应遵循相关法律法规和流程，确保档案调动的顺利进行。若您在档案调动过程中遇到任何问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。