单位在一般情况下无法直接查到员工被行政处罚的记录，但特定情况下可能获知。以下是对此问题的详细分析：
一、行政处罚记录的查询权限与隐私保护
行政处罚记录，包括行政拘留等，通常由作出处罚决定的行政机关（如公安机关）负责存档管理，并严格保密。这些记录属于个人隐私信息，受法律保护，普通单位和个人无法直接查询。只有具备相关权限的执法人员，在依法执行职务时，才能进行查询。
二、单位可能获知员工行政处罚记录的途径
员工主动告知：
- 在某些情况下，员工可能选择向单位坦白自己的行政处罚历史，尤其是当该处罚可能影响工作时。例如，若员工因交通违法被行政处罚，且该处罚导致其驾驶证被暂扣，进而可能影响其驾驶工作，那么员工可能会主动向单位说明情况。
背景调查与证明要求：
- 对于特定行业或岗位（如安保、金融、教育等），单位可能会进行严格的背景调查，并要求员工提供无违法犯罪记录证明。若员工存在行政处罚记录，且该记录在开具的证明上有所显示，那么单位可能会获知。但需要注意的是，并非所有行政处罚都会在无违法犯罪记录证明上体现，这取决于证明的具体要求和开具机构的判断。
司法协助或行政机关通报：
- 在司法机关因办案等法定事由要求单位协助调查，且涉及员工行政处罚信息的情况下，单位可能会收到相关通报并了解情况。此外，若行政机关认为有必要向单位通报员工的行政处罚情况（如涉及公共安全、行业规范等），也可能会主动进行通报。
三、行政处罚记录的影响与留存
行政处罚记录将在个人档案中永久留存，包括行政违法和刑事犯罪信息。这些记录经过相关部门的精心处理，作为历史档案保存下来，既便于上级机构核实和备案，也为日后对涉案人员的再次审查提供依据。因此，员工应重视自身行为的合法性，避免因行政处罚对自身工作等方面造成不利影响。
四、法律建议
员工应如实告知：
- 若员工认为自己的行政处罚记录可能影响工作，建议主动向单位说明情况，以避免因隐瞒而导致的信任危机或工作障碍。
单位应尊重员工隐私：
- 单位在查询员工行政处罚记录时，应遵守相关法律法规，尊重员工隐私权，不得非法查询或使用其行政处罚记录。
寻求法律帮助：
- 若员工或单位在行政处罚记录查询或使用方面遇到法律问题，建议及时咨询专业律师，以维护自身合法权益。
如有任何关于行政处罚记录查询或使用的法律问题，欢迎直接向我咨询。我将根据您的具体情况，提供专业、全面的法律建议。