当棋牌室被抓时，处理的方式和可能面临的后果主要取决于是否涉及赌博以及赌博的严重程度。以下是一些具体的建议和信息：
一、了解可能面临的法律后果
行政处罚：
- 如果棋牌室被查实存在赌博行为，且赌资较大或情节恶劣，根据《中华人民共和国治安管理处罚法》第七十条，可能会面临五日以下拘留或者五百元以下罚款的处罚。
- 情节严重的，处罚可能升级为十日以上十五日以下拘留，并处五百元以上三千元以下罚款。
刑事处罚：
- 如果赌博行为更为严重，如聚众赌博或者以赌博为业，根据《中华人民共和国刑法》第三百零三条，可能会面临三年以下有期徒刑、拘役或者管制，并处罚金的刑事处罚。
棋牌室的责任：
- 如果棋牌室为赌博提供便利或充当眼线等协助行为，同样会受到法律的制裁。
二、应对被抓的处理方式
配合调查：
- 在被抓时，应保持冷静，积极配合警方的调查工作，如实陈述事实。
聘请律师：
- 如果面临严重的法律后果，建议尽快聘请专业律师进行法律咨询和辩护。
整改与合规：
- 如果棋牌室确实存在违法问题，应积极配合整改，确保今后合规经营。
- 办理相关合法文件，如营业执照、经营许可证等，确保业务的合法性。
避免再次涉及赌博：
- 赌博是违法行为，不仅可能面临法律制裁，还会对个人和家庭造成严重影响。
- 应坚决避免再次涉及任何赌博活动。
三、预防措施
加强监管：
- 棋牌室应加强对内部活动的监管，确保不发生赌博等违法行为。
宣传教育：
- 加强对员工和顾客的宣传教育，提高他们的法律意识和道德观念。
合规经营：
综上所述，当棋牌室被抓时，应积极配合调查，了解可能面临的法律后果，并采取相应的应对措施。同时，也应加强预防措施，确保棋牌室的合规经营和顾客的合法权益。