员工利用职务之便谋取私利，应要求其主动书写情况说明，并如实陈述相关事实。以下是具体步骤和相关法律依据：

一. 要求员工书写情况说明

1. 明确告知义务：首先，应明确告知员工，因其涉嫌利用职务之便谋取私利，公司有权利并要求其书写情况说明，以配合内部调查或可能的法律程序。
2. 提供书写模板：为了规范情况说明的内容，可以提供一个简单的模板，要求员工按照模板格式书写，包括时间、地点、涉及人员、谋取私利的具体方式、金额等关键信息。
3. 强调真实性：必须强调情况说明的真实性，告知员工如提供虚假信息，将承担相应的法律责任。

二. 法律依据

1. 《中华人民共和国刑法（2023修正）》的相关规定：虽然直接要求员工书写情况说明并非法律直接规定，但根据刑法第一百六十三条和第二百七十一条，员工利用职务之便谋取私利可能构成犯罪。因此，要求员工书写情况说明是公司内部调查的一部分，也是为后续可能的法律程序做准备。
2. 公司规章制度：通常，公司规章制度中会规定员工应配合公司调查的义务，以及提供虚假信息的后果。这可以作为要求员工书写情况说明的补充依据。

三. 实际操作建议

1. 保密与公正：在要求员工书写情况说明时，应确保过程的保密性和公正性，避免泄露员工个人信息或对公司形象造成不良影响。
2. 法律咨询：如情况复杂或涉及较大金额，建议咨询专业律师，以确保处理过程的合法性和有效性。

我建议，在要求员工书写情况说明的同时，公司应启动内部调查程序，收集相关证据，并根据调查结果采取相应的法律措施。如有进一步需要，您可以继续咨询我。