用人单位在特定情况下收取员工培训费是合法的。以下是具体的分析：

一. 合法收取培训费的情况

1. 专项培训费用：根据《中华人民共和国劳动合同法》第二十二条，用人单位为劳动者提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，可以与该劳动者订立协议，约定服务期。这意味着，如果用人单位提供了专项培训，并且与劳动者签订了服务期协议，那么在劳动者违反服务期约定时，用人单位有权要求劳动者支付违约金，但违约金的数额不得超过用人单位提供的培训费用。
2. 培训费用的范围：根据《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第十六条，培训费用包括用人单位为了对劳动者进行专业技术培训而支付的有凭证的培训费用、培训期间的差旅费用以及因培训产生的用于该劳动者的其他直接费用。这明确了培训费用的具体范围，确保了用人单位在收取培训费时有明确的依据。

二. 不合法收取培训费的情况

1. 无协议或无法定情形：如果用人单位没有与劳动者签订服务期协议，或者没有提供专项培训，那么收取培训费就是不合法的。
2. 违反劳动合同法规定：根据《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第二十六条，如果劳动者依照劳动合同法第三十八条的规定解除劳动合同，不属于违反服务期的约定，用人单位不得要求劳动者支付违约金。这意味着，在某些情况下，即使签订了服务期协议，用人单位也不能要求劳动者支付培训费用。

三. 特殊情况的处理

1. 劳动合同续延：根据《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第十七条，如果劳动合同期满，但服务期尚未到期，劳动合同应当续延至服务期满。这确保了用人单位在提供专项培训后，能够按照约定的服务期使用劳动者的服务。

我建议：用人单位在收取培训费时，应确保已经提供了专项培训，并与劳动者签订了服务期协议。同时，违约金的数额应合理，不得超过用人单位提供的培训费用。如果劳动者对培训费用的收取有异议，用人单位应提供相关的培训费用凭证和计算依据，以证明收费的合理性。如有进一步需要，您可以继续咨询我。