行政机关在决定不予受理时，原则上必须出具不受理通知书，但也有一些例外情况。以下是对这一问题的详细分析：
一、必须出具不受理通知书的情况
法定要求：
- 根据《中华人民共和国行政许可法》第三十二条第二款的规定，行政机关受理或者不予受理行政许可申请，应当出具加盖本行政机关专用印章和注明日期的书面凭证。这意味着，如果行政机关决定不予受理行政许可申请，必须出具书面的不受理通知书，并加盖专用印章和注明日期。
保障申请人权益：
- 出具不受理通知书是行政机关履行告知义务的重要方式，有助于保障申请人的知情权、申诉权等合法权益。申请人可以通过不受理通知书了解不予受理的原因，进而决定是否采取进一步的法律措施。
二、可能不出具不受理通知书的情况及例外
非行政许可事项：
- 如果申请的事项不属于行政许可范畴，而是其他类型的行政行为（如行政确认、行政给付等），则可能不受《行政许可法》第三十二条第二款的约束。然而，即使在这种情况下，行政机关通常也应遵循一般的行政程序原则，如告知申请人不予受理的原因。
特殊程序或紧急情况：
- 在某些特殊程序或紧急情况下，行政机关可能无法立即出具不受理通知书。例如，在突发事件应对中，行政机关可能需要迅速作出决策以保障公共安全，此时可能无法及时出具书面凭证。但这种情况应属于例外，且行政机关应在事后尽快补办相关手续。
申请人自愿放弃：
- 如果申请人明确表示不需要不受理通知书，或者自愿放弃相关权益，行政机关可能无需出具。但这种情况应基于申请人的明确意思表示，且行政机关应记录在案以备查证。
三、法律建议
对于申请人：
- 如果行政机关未出具不受理通知书，申请人有权要求行政机关出具，并可以了解不予受理的具体原因。如果申请人认为行政机关的行为违法或不当，可以依法申请行政复议或提起行政诉讼。
对于行政机关：
- 行政机关应严格遵守法定程序，确保在决定不予受理时出具不受理通知书。这不仅是履行法定职责的要求，也是提升行政透明度和公信力的重要举措。
实际操作中的注意事项：
- 在实际操作中，行政机关应完善内部流程，确保在收到申请后及时审查并作出决定。如果决定不予受理，应尽快出具不受理通知书并送达申请人。同时，行政机关应建立完善的档案管理制度，以便在需要时提供相关的证据和资料。
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