当业委会成立之日恰好遇到物业服务合同到期的情况时，业委会需要按照相关法律法规和小区管理规约的规定，有序且细致地开展后续工作，以确保小区物业服务的平稳过渡和持续优化。以下是一个详细且有条理的处理流程：
一、提前准备与全面评估
成立专项工作组：
- 业委会应迅速成立一个由委员、热心业主代表等组成的专项工作组，专门负责处理物业合同到期后的相关事宜，确保工作有序进行。
收集并整理关键资料：
- 整理原物业服务合同、服务记录、费用收支明细等所有相关资料，为后续的评估和决策提供依据。
- 同时，收集业主对原物业服务的满意度调查数据及改进建议，了解业主的真实需求和期望。
全面评估服务质量：
- 根据合同条款和实际服务情况，对原物业公司的服务质量进行全面、客观的评估。
- 明确续聘或选聘新物业公司的核心诉求，如提升安保水平、优化绿化维护、改善停车管理等，确保新合同能更好地满足业主需求。
二、决策流程与具体实施
（一）召开业主大会进行表决
拟定并公示方案：
- 制定续聘或选聘新物业公司的方案，包括服务标准、费用预算等关键内容。
- 通过公告栏、微信群、小区网站等多种渠道进行公示，确保业主充分了解方案内容，公示期不少于15日。
组织投票表决：
- 采用书面征求意见或电子投票方式，确保专有部分面积占比三分之二以上且人数占比三分之二以上的业主参与投票。
- 续聘原物业公司需经参与表决专有部分面积过半数且人数过半数同意；选聘新物业公司则需经参与表决专有部分面积四分之三以上且人数四分之三以上同意，确保决策的合法性和有效性。
（二）确定合作对象
续聘原物业公司：
- 若表决通过续聘，业委会应与原物业公司协商修订合同条款，重点调整服务内容、收费标准、违约责任等关键条款，确保合同更加合理、公平。
选聘新物业公司：
- 若表决通过选聘新物业公司，业委会应通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判等方式筛选候选企业。
- 组织现场考察、路演答辩等活动，综合评估企业资质、服务案例及报价方案，选择最适合小区的物业公司。
三、合同签订与执行监督
规范签约程序：
- 使用住建部门推荐的示范文本签订合同，明确服务范围、质量标准、费用支付方式等关键条款，避免合同纠纷。
- 合同签订后30日内向街道办事处或乡镇政府备案，确保合同的合法性和有效性。
建立监督机制：
- 设立由业主代表、居委会成员组成的监督小组，定期检查物业公司的服务履约情况，确保服务质量。
- 开通线上投诉平台，要求物业公司48小时内响应业主诉求，及时解决问题，提升业主满意度。
四、过渡期安排与风险防范
平稳交接保障：
- 要求新旧物业公司在合同终止前30日启动交接工作，核对设施设备清单、财务账目等资料，确保交接的顺利进行。
- 设置1个月的过渡期，由原物业公司协助新团队熟悉小区环境，确保物业服务的连续性和稳定性。
法律风险防范：
- 对未按时撤场或拒绝交接的原物业公司，业委会应通过司法途径追究其违约责任，维护小区和业主的合法权益。
- 定期审查合同条款，避免因表述模糊或遗漏而引发纠纷，确保合同的严谨性和有效性。
综上所述，当业委会成立之日遇到物业服务合同到期时，业委会需要按照上述流程有序开展工作，确保小区物业服务的平稳过渡和持续优化。