您好，关于您咨询的新办烟草零售许可证时租赁合同是否为必需材料的问题，我可以为您详细解答。

根据《烟草专卖许可证管理办法》及其相关实施细则，申请烟草专卖零售许可证时，确实需要提供与经营场所相关的证明材料。具体来说，这些材料通常包括房屋权属证明或房屋租赁协议。这是因为，申请烟草专卖零售许可证的一个基本条件就是要有与住所相独立的固定经营场所，而租赁合同正是证明您拥有该经营场所使用权的有效文件之一。

租赁合同的重要性：

1. 证明经营场所的合法性：租赁合同能够证明您有权在该门面进行经营活动，是合法使用经营场所的依据。
2. 符合申请条件：根据规定，申请烟草专卖零售许可证必须具备独立且固定的经营场所，租赁合同是满足这一条件的重要证明。
3. 便于实地核查：在申请过程中，烟草专卖局会指派工作人员到经营场所进行实地核查。租赁合同有助于工作人员确认经营场所的真实性和合法性。

如果没有租赁合同怎么办：

如果您目前没有租赁合同，但确实拥有该门面的使用权，您可以考虑提供其他能够证明您有权使用该经营场所的材料，如房屋产权证明（如果门面是您自己的）或与房东签订的其他形式的协议（如口头协议但需有证人或录音等辅助证据，不过这种情况较为复杂且风险较高）。然而，为了确保申请的顺利进行，我建议您尽量与房东签订正式的租赁合同，并作为申请材料之一提交。

申请流程概述：

1. 准备申请材料：包括烟草专卖零售许可证新办申请表、个体工商户或企业负责人的身份证明、房屋权属证明或房屋租赁协议等。
2. 提交申请：您可以直接到当地县级烟草专卖局办证大厅申请，具备条件的地方也可以网上申请。
3. 实地核查：烟草专卖局会指派工作人员到经营场所进行核查。
4. 审核审批：烟草专卖局的审核部门会对您提交的材料进行审核，并提出是否办理的意见。
5. 决定与送达：一般情况下，烟草专卖局会在受理之日起20个工作日内依法作出决定，并送达烟草专卖零售许可证。

综上所述，租赁合同在申请烟草专卖零售许可证时是一个非常重要的材料。为了确保申请的顺利进行，我建议您尽量提供正式的租赁合同作为申请材料之一。如果您还有其他疑问或需要进一步的帮助，请随时告诉我。