分公司负责人在以下情况下通常必须进行变更：
原负责人离职、调岗或退休：
- 当原分公司负责人因个人原因（如离职、退休）或公司内部调动（如调岗至其他部门或职位）无法继续履行其职责时，公司需要任命新的负责人来接替其工作。这是最常见且直接的变更原因。
公司业务发展战略调整：
- 随着公司业务的发展和市场环境的变化，公司可能会调整其战略方向或业务布局。这种调整可能涉及到分公司负责人的变更，以确保分公司能够更好地适应新的战略方向，实现公司的整体目标。例如，公司可能决定加强某一地区的业务拓展，因此需要任命一位具有相关经验和能力的新负责人来领导该地区的分公司。
原负责人不符合任职资格或条件：
- 如果原分公司负责人在任职期间出现违反法律法规、公司章程或职业道德的行为，或者其能力、经验等不再符合担任该职位的资格和条件，公司有权对其进行免职，并任命新的符合要求的负责人。
在变更分公司负责人时，公司需要遵循以下法律程序和注意事项：
内部决策与任命：
- 公司内部需通过董事会或高层会议进行决策，正式任命新负责人，并出具任命文件或决议。这是变更的起点，也是法律依据。确保决策过程符合公司章程和《公司法》的相关规定，保留好会议记录和任命文件。
准备必要文件：
- 包括《分公司变更登记申请书》（法定代表人签署并加盖总公司公章）、《指定代表或者共同委托代理人授权委托书》、分公司营业执照正副本、原任与新任负责人的任免文件、新任负责人身份证件复印件等。若涉及特殊行业，还需提交行业主管部门的批准文件或许可证件复印件。所有文件必须真实、完整、合法，复印件需与原件一致。
提交变更申请并审核：
- 将申请材料提交至分公司登记注册的工商行政管理部门，可通过线下窗口或线上政务服务平台提交。工商部门将对申请材料进行详细审核，包括真实性、完整性和合法性。若审核通过，将颁发新的营业执照或更新原有执照上的负责人信息；若未通过，将出具驳回通知，需根据原因修改后重新提交。
更新相关记录与公告：
- 更新公司章程、股东名册、员工手册等内部文件，并在公司网站、社交媒体平台等渠道发布负责人变更的公告，确保信息透明。
后续事项处理：
- 与新负责人签订劳动合同，明确双方权利义务；办理社保和公积金的转移手续，确保新负责人的权益得到保障；根据实际情况，可能还需处理税务、银行等相关信息的变更。
法律建议：
- 在变更分公司负责人前，公司应仔细评估新任负责人的资格和条件，确保其符合相关法律法规和公司章程的要求。
- 变更过程中，公司应严格遵守法律法规和程序要求，确保变更的合法性和有效性。
- 变更完成后，公司应及时更新相关记录和公告，确保信息的透明度和准确性。
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