当物业发现违建情况时，无论是业主的违建还是物业自身存在的违建行为，都需要采取一系列严谨且合法的处理步骤。以下是我为您详细梳理的处理流程：

一、针对业主违建的处理流程

1. 明确违建事实

   • 物业工作人员应迅速前往疑似违建现场，进行实地查看，详细记录违建的位置、规模、类型及施工进度。
   • 查阅小区规划图纸、业主购房合同、装修管理规定等资料，确认该建设或改造是否违规。
   • 拍摄现场照片、视频，并记录相关业主或租户的陈述，作为后续处理的证据。

2. 与业主沟通

   • 与涉及违建的业主或使用人进行沟通，了解其建设意图及是否办理了相关审批手续。
   • 明确告知业主违建行为的违章性质及可能带来的法律后果，如罚款、拆除等，并引导其自行拆除或整改。

3. 初步劝阻与制止

   • 一旦确认属于违建行为，物业应立即对业主或施工人员进行口头劝阻，要求其停止施工。
   • 若口头劝阻无效，应在规定时间内（如24小时内）向违建业主发出《违规整改通知书》，明确整改要求及期限，并要求业主签收。

4. 报告并协助相关部门处理

   • 物业应及时向城管部门报告违建情况，提供详细信息和证据，协助其进行调查和处理。
   • 对于涉及消防、结构安全等特殊问题的违建，物业还应同时向消防、建设等相关部门报告。
   • 在相关部门进行现场执法时，物业应积极配合，提供必要的便利条件。

5. 跟进监督与防止反弹

   • 物业应定期到现场查看违建的整改情况，记录并确认整改结果。
   • 若业主未按要求整改，物业应及时向相关部门反馈，督促其继续履行职责。
   • 加强小区的巡查力度，及时发现并制止任何可能的违章建设行为，同时加强对业主和租户的宣传教育。

二、针对物业自身违建的处理流程

1. 立即停止违建活动

   • 物业一旦发现自身存在违建行为，应立即停止所有违建活动，这是纠正违建行为的首要步骤。

2. 全面自查自纠

   • 详细记录违建的具体范围、内容、程度等信息，并清晰了解这些行为违反了哪些法律法规以及小区管理规定。

3. 制定并执行整改方案

   • 基于自查结果，制定详细的整改方案，包括拆除计划、恢复原状的措施等。
   • 迅速组织专业人员和设备进行安全拆除，确保拆除过程不影响周边环境和居民生活。

4. 主动报告与接受处罚

   • 向当地的城市管理部门、规划部门等相关执法机构报告违建情况，提供详尽的资料和说明。
   • 积极配合执法部门的调查工作，如实反映情况，并根据调查结果接受相应的行政处罚。

5. 加强与业主的沟通

   • 以合适的方式（如公告、业主大会）向小区业主通报违建情况、处理进展及未来的防范措施，争取业主的理解与支持。

6. 完善内部管理与预防机制

   • 对此次违建事件进行深入反思，完善内部管理机制，明确建设活动的审批流程和规范要求。
   • 在小区内开展法律知识宣传活动，提高业主和员工的法律意识，建立健全违建预防机制。

法律依据：

• 根据《物业管理条例》第四十五条，物业服务企业有义务制止物业管理区域内的违法行为，并及时向有关行政管理部门报告。
• 《中华人民共和国城乡规划法》等相关法律法规对违建行为有明确的定义和处罚规定，物业应严格遵守并执行。

综上所述，物业在发现违建情况时，无论是业主的违建还是物业自身的违建行为，都需要立即采取行动，遵循法律法规，确保行为合法合规，并加强后续的跟进监督和管理，以维护小区的和谐与稳定。