在行政诉讼中，行政机关负责人（即行政人员中的关键决策者）并非在所有情况下都必须出庭，但在特定情形下必须出庭应诉，无正当理由未出庭将面临法律上的不利后果。以下是对这一问题的详细分析：
一、法律规定与出庭要求
法律依据：
- 根据《中华人民共和国行政诉讼法》第三条第三款的规定：“被诉行政机关负责人应当出庭应诉。不能出庭的，应当委托行政机关相应的工作人员出庭。”这一条款明确了行政机关负责人在行政诉讼中的出庭应诉义务。
- 《最高人民法院关于行政机关负责人出庭应诉若干问题的规定》进一步细化了出庭应诉的具体情形，包括涉及重大公共利益、社会高度关注或可能引发群体性事件的案件，以及涉及公民、法人或其他组织重大人身、财产权益的案件等。
出庭应诉的主体：
- “行政机关负责人”包括行政机关的正职、副职负责人以及其他参与分管的负责人。这些人员均负有出庭应诉的义务。
- 若负责人因客观原因（如不可抗力、意外事件或需履行法定职责等）不能出庭，应委托熟悉案情的工作人员代表出庭。
二、必须出庭应诉的情形
涉及重大公共利益或社会高度关注的案件：
- 如食品药品安全、生态环境和资源保护、公共卫生安全等领域的案件，以及可能引发群体性事件的案件。在这些案件中，行政机关负责人的出庭应诉有助于增强公众对司法公正的信任，促进矛盾的实质性化解。
人民法院书面建议出庭的案件：
- 在某些特定情形下，如被诉行政行为涉及公民、法人或其他组织重大人身、财产权益，或属于行政公益诉讼等，人民法院也可以通知行政机关负责人出庭应诉。
三、不能出庭的处理与责任
正当理由不能出庭：
- 因不可抗力、意外事件、需要履行他人不能代替的公务等无法出庭的正当事由，行政机关负责人可以不出庭。但需提交相关证明材料，并加盖行政机关印章或由该机关主要负责人签字认可，同时可以申请延期开庭审理。
无正当理由未出庭的后果：
- 若行政机关负责人未出庭应诉且无正当理由，人民法院可以向监察机关、被诉行政机关的上一级行政机关提出司法建议，并在裁判文书中载明相关情况。
- 此外，行政机关负责人无正当理由拒不到庭，或者未经法庭许可中途退庭的，人民法院可以缺席判决，这增加了行政机关败诉的风险。
四、出庭应诉的意义
保障司法公正：
- 行政机关负责人出庭应诉，有助于法院更全面地了解案件情况，确保裁决的公正性和准确性。
维护群众利益：
- 直接面对行政相对人的诉求，有助于实质性化解行政纠纷，及时回应群众关切，维护其合法权益。
提高依法行政水平：
- 出庭应诉是对行政机关依法行政能力的一种考验，有助于推动行政机关更加规范、公正地行使职权，提升行政效能。
举例说明：假设某市政府因一项城市规划决策被市民起诉至法院，该决策涉及大量市民的切身利益，引发了社会广泛关注。在此情况下，市政府负责人应当出庭应诉，向法庭阐述决策的合法性和合理性，回应市民的诉求和关切。若市政府负责人无正当理由未出庭，法院将可能对其提出司法建议，并在裁判文书中载明相关情况，这将对市政府的形象和公信力造成负面影响。
总结与建议：行政诉讼中行政机关负责人的出庭应诉是一项重要的法律制度，对于保障司法公正、维护群众利益和提高依法行政水平具有重要意义。因此，行政机关应高度重视出庭应诉工作，确保负责人能够按时出庭，积极应对行政诉讼案件。若您在行政诉讼中遇到相关问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。