行政诉讼中，被诉行政机关负责人并非在所有情况下都必须出庭，但在特定情形下应当出庭应诉。以下是对这一问题的详细解析：
一、法律规定与出庭原则
根据《中华人民共和国行政诉讼法》第三条第三款的规定：“被诉行政机关负责人应当出庭应诉。不能出庭的，应当委托行政机关相应的工作人员出庭。”这一规定确立了行政机关负责人出庭应诉为一项原则，旨在通过直接面对行政相对人，就行政行为的合法性等问题进行陈述、答辩和辩论，全面、准确地向法庭阐述行政机关的立场和依据。
二、应当出庭应诉的情形
涉及重大公共利益或社会高度关注的案件：
- 如食品药品安全、生态环境和资源保护、公共卫生安全等领域的案件，以及可能引发群体性事件的案件。
- 在这些案件中，行政机关负责人出庭有助于更好地阐述政府的立场和决策依据，增强公众对政府行为的信任和理解。
人民法院书面建议出庭的案件：
- 在某些特定情形下，如被诉行政行为涉及公民、法人或其他组织重大人身、财产权益，或属于行政公益诉讼等，人民法院也可以通知行政机关负责人出庭应诉。
- 人民法院认为行政机关负责人出庭对于查明案件事实、解决行政争议具有重要作用时，会书面建议行政机关负责人出庭。
三、不能出庭的处理与责任
正当理由不能出庭：
- 因不可抗力、意外事件、需要履行他人不能代替的公务等无法出庭的正当事由，行政机关负责人可以不出庭。
- 但需提交相关证明材料，并加盖行政机关印章或由该机关主要负责人签字认可，同时可以申请延期开庭审理。
无正当理由未出庭的后果：
- 若行政机关负责人未出庭应诉且无正当理由，人民法院可以向监察机关、被诉行政机关的上一级行政机关提出司法建议，并在裁判文书中载明相关情况。
- 此外，行政机关负责人无正当理由拒不到庭，或者未经法庭许可中途退庭的，人民法院可以缺席判决，增加行政机关败诉的风险。
四、出庭应诉的监督与公开
为确保行政机关负责人出庭应诉制度的落实，人民法院可以通过适当形式将行政机关负责人出庭应诉情况向社会公开，并定期统计、分析、评价辖区内行政机关负责人出庭应诉情况，向同级人民代表大会常务委员会报告，向同级人民政府通报。
五、实际执行中的注意事项
- 在实际操作中，由于工作繁忙、身体原因等，行政机关负责人可能无法亲自出庭。在这种情况下，行政机关可以委托相应的工作人员出庭应诉，但应确保出庭人员具备相应的法律知识和业务能力，能够充分代表行政机关进行诉讼活动。
- 行政机关负责人出庭应诉不仅是对法律的尊重，也是对行政相对人权益的保障。通过直接沟通，有助于实质性化解行政争议，提升行政机关的公信力。
总结来说，行政诉讼中，被诉行政机关负责人在特定情形下应当出庭应诉，这是法律明确规定的义务。若因正当理由无法出庭，需提交相关证明材料并申请延期；若无正当理由未出庭，则可能面临法律上的不利后果。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。