采购人员主动索要回扣属于违法行为，企业应坚决拒绝并采取相应措施防范与处理，个人若遇此类情况也应明确拒绝并保留证据。以下从企业和个人两个角度展开说明：

企业角度

1. 明确拒绝并警示
   • 当采购人员主动向供应商索要回扣时，企业应第一时间明确表示拒绝。企业可以通过内部沟通渠道，如邮件、会议等方式，向采购人员传达公司对于廉洁采购的严格要求和零容忍态度，警示其这种行为违反了公司的规章制度以及法律法规，可能会面临严重的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等内部处分，情节严重的还可能涉及刑事责任。
   • 例如，企业可以在员工手册中详细规定采购人员不得接受任何形式的回扣、贿赂等不正当利益，并明确违反规定的具体处罚措施。当发现采购人员有索要回扣的倾向时，及时向其出示相关规定，起到威慑作用。
2. 加强内部监督与审计
   • 建立完善的内部监督机制，加强对采购流程的全程监控。可以设立专门的内部审计部门或岗位，定期对采购业务进行审查，检查采购合同的签订、执行情况，核对采购价格与市场行情是否相符，审查采购款项的支付等环节，确保采购活动的公开、透明、合规。
   • 例如，采用电子采购系统，对采购流程进行信息化管理，实现采购信息的实时共享和追溯，减少人为干预和暗箱操作的可能性。同时，加强对采购人员的绩效考核，将廉洁采购纳入考核指标体系，激励采购人员遵守规定。
3. 与供应商建立良好合作关系并签订廉洁协议
   • 企业应与供应商建立良好的合作关系，通过公平、公正、公开的采购方式选择供应商，让供应商明白企业注重的是产品质量、价格合理和服务优质，而不是通过回扣等不正当手段获取利益。
   • 在与供应商签订采购合同时，同时签订廉洁协议，明确双方在业务往来中不得进行贿赂、回扣等不正当行为，并约定违反协议的违约责任。这样可以在法律层面约束供应商和采购人员的行为，一旦发现违规行为，企业可以依据协议追究相关方的责任。
4. 及时举报与处理
   • 如果发现采购人员已经接受了回扣，企业应立即展开调查，收集相关证据，如聊天记录、转账记录、证人证言等。在掌握充分证据后，及时向公安机关报案，配合司法机关进行调查和处理。
   • 同时，企业应按照内部规章制度对涉事采购人员进行严肃处理，以儆效尤，维护企业的正常经营秩序和声誉。

个人角度（如供应商或其他相关人员遇到采购索要回扣）

1. 明确拒绝
   • 当采购人员主动索要回扣时，应坚决、明确地予以拒绝。表明自己遵守法律法规和商业道德，不会通过不正当手段获取业务。可以向采购人员说明提供回扣不仅违反了法律规定，也会破坏公平竞争的市场环境，对双方的长远发展都不利。
   • 例如，可以礼貌而坚定地说：“我们公司一直秉持合法合规的经营理念，不会参与任何形式的回扣交易，希望我们能在公平公正的基础上开展合作。”
2. 保留证据
   • 在拒绝的同时，要注意保留相关证据，以防止采购人员后续采取不正当手段报复或诬陷。证据可以包括采购人员索要回扣的聊天记录、邮件、录音、录像等。这些证据在必要时可以作为维护自己合法权益的依据。
   • 例如，如果采购人员通过电话索要回扣，可以进行录音；如果是通过微信等聊天工具沟通，要保存好相关的聊天记录。
3. 向相关部门举报
   • 如果采购人员的行为严重影响了业务开展或涉及到违法犯罪，可以向采购人员所在企业的上级主管部门、纪检监察部门举报，也可以向市场监管部门、公安机关等相关部门反映情况。举报时应提供详细的证据和信息，以便相关部门进行调查和处理。
   • 例如，向公安机关举报时，要说明采购人员的姓名、单位、索要回扣的具体情况、相关证据等内容，配合公安机关的调查工作。