合同归档时，使用正本原件并非绝对必要，但通常建议尽量使用正本原件进行归档，这主要取决于合同的重要性、归档目的以及实际操作的可行性。以下从不同角度为你详细分析：

从法律效力的角度

1. 正本原件的法律效力：正本原件是合同最原始、最具法律效力的版本。在法律纠纷中，正本原件通常被视为最直接、最有力的证据，能够最大程度地证明合同的真实性和双方的真实意思表示。例如，在诉讼或仲裁过程中，如果一方能够提供合同的正本原件，往往更容易获得法院或仲裁机构的认可和支持。
2. 复印件或副本的法律效力：虽然复印件或副本在特定情况下也具有一定的法律效力，但其证明力通常弱于正本原件。如果合同双方对复印件或副本的内容存在争议，且无法提供其他证据进行佐证，那么复印件或副本可能无法被法院或仲裁机构采纳作为认定事实的依据。

从归档目的的角度

1. 长期保存与备查：如果合同归档的目的是为了长期保存和备查，以便在未来可能出现的法律纠纷或业务需要时能够迅速找到并查阅合同内容，那么使用正本原件进行归档是更为稳妥的选择。因为正本原件能够确保合同内容的完整性和准确性，避免因复印件或副本的模糊、缺失或篡改而引发的问题。
2. 临时性或辅助性归档：如果合同归档只是出于临时性或辅助性的目的，例如为了方便日常办公或内部管理而进行的归档，且合同本身并不涉及重大利益或法律风险，那么在这种情况下，使用复印件或副本进行归档也是可以接受的。但即便如此，也应尽量确保复印件或副本的清晰度和完整性，并妥善保管以防止丢失或损坏。

从实际操作的可行性角度

1. 正本原件的获取与保管：在某些情况下，获取合同的正本原件可能存在一定的困难，例如合同双方分别保管正本和副本，或者正本原件因各种原因无法及时获取。此外，正本原件的保管也需要一定的条件和措施，以确保其安全性和完整性。如果这些条件无法满足，那么使用复印件或副本进行归档可能是一种更为实际的选择。
2. 数字化归档的兴起：随着数字化技术的发展，越来越多的企业和机构开始采用数字化方式进行合同归档。数字化归档不仅可以节省物理空间，还可以提高归档效率和查阅便利性。在数字化归档过程中，可以通过扫描或拍照等方式将合同的正本原件转化为电子文档进行保存。这样既可以保留正本原件的法律效力，又可以避免物理保管带来的不便和风险。

建议：

• 在条件允许的情况下，尽量使用合同的正本原件进行归档，以确保合同内容的完整性和准确性，并降低未来可能出现的法律风险。
• 如果无法获取正本原件或正本原件的保管存在困难，可以考虑使用清晰、完整的复印件或副本进行归档，并采取必要的措施确保其安全性和完整性。
• 积极探索和采用数字化归档方式，以提高归档效率和查阅便利性，并降低物理保管带来的成本和风险。

如有任何关于合同归档或其他合同纠纷方面的疑问，欢迎随时向我咨询。