针对员工离职时借支未扣的问题，公司需要采取一系列系统且合规的措施来处理，以保障自身权益并确保操作符合法律法规。以下是一个详细的处理流程：
一、明确借支性质与沟通协商
明确借支性质：
- 首先，需要明确借支的具体性质，是员工以个人名义向公司的借款，还是预支的差旅费等工作相关费用。这决定了后续处理的方式和法律依据。
- 如果是借款，应有借条、借款协议等明确凭证；如果是预支款项，则应有相关的预支审批记录和报销规定。
沟通协商：
- 通过电话、短信、电子邮件或面谈等方式与离职员工取得联系，提醒其借支未扣的事实。
- 询问未扣款的原因，并要求员工尽快还款或提供合理的解决方案。
- 保留所有沟通记录，包括通话记录、短信、电子邮件和面谈笔记等，以备后续需要。
二、书面催款与法律告知
- 如果沟通协商无果，公司应发送正式的书面催款函给离职员工。
- 催款函应明确描述借支的事实，包括借款时间、金额、用途等，并要求员工在规定期限内还款。
- 告知员工如果不还款可能面临的法律后果，如影响个人信用记录、公司将采取法律手段追讨等。
- 通过邮政特快专递（EMS）发送催款函，并保留寄送凭证和物流信息，确保送达。
三、法律途径追讨
申请劳动仲裁（如适用）：
- 如果借支与劳动关系紧密相关，如预支工资、未报销费用等，且符合劳动争议仲裁的范围，公司可以向当地劳动争议仲裁委员会提交仲裁申请。
- 准备相关证据，如劳动合同、工资条、预支凭证、报销记录等，以支持仲裁请求。
提起民事诉讼：
- 如果借支不属于劳动争议范畴，如员工个人向公司的借款等普通民事借贷关系，公司可以向有管辖权的人民法院提起民事诉讼。
- 准备起诉状，详细说明案件事实和诉讼请求，并提供充分证据，如借条、转账记录、聊天记录等。
- 法院受理案件后，会按法定程序审理和判决。如果员工败诉仍不还款，公司可以在规定时间内申请强制执行。
四、考虑成本效益与加强内部管理
考虑成本效益：
- 在处理借支未扣问题时，公司需要权衡借支金额与追讨成本，决定是否采取法律行动。
- 如果借支金额较小，而追讨成本较高，公司可以考虑通过其他方式解决，如与员工协商分期还款或减免部分款项。
加强内部管理：
- 完善借款和离职流程，确保每笔借款都有明确的借款协议和还款计划。
- 在员工离职时，进行财务清算，确保所有款项都已结清，包括借支、报销、工资等。
- 加强员工培训，提高员工对借款和还款规定的认识，减少类似问题的发生。
五、特殊情况处理
- 如果公司发生变更或注销，变更后的单位或承继其权利义务的单位应继续履行代扣代缴或追讨借支的义务。
- 如果无法确定承继单位，且离职员工拒绝配合还款，公司可以考虑通过法律途径追讨，并寻求税务机关或其他相关部门的协助。
综上所述，处理员工离职借支未扣的问题需要公司采取一系列系统且合规的措施。通过明确借支性质、沟通协商、书面催款、法律途径追讨以及加强内部管理等方式，公司可以有效地维护自身权益并确保操作符合法律法规。