当员工离职时，公司需要提供一系列的文件和依据相关法律法规来处理离职事宜。具体来说，主要依据的是《中华人民共和国劳动合同法》及其相关实施条例。

首先，根据《中华人民共和国劳动合同法》第五十条的规定，用人单位在解除或者终止劳动合同时，必须出具解除或者终止劳动合同的证明。这一证明通常被称为《离职证明》，它是员工离职时的重要文件，用于证明员工与公司的劳动关系已经解除或终止。

进一步地，《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第二十四条对《离职证明》的内容做出了具体规定。它要求用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位以及在本单位的工作年限。这些信息对于员工来说至关重要，因为它们涉及到员工的就业历史、工作经验以及可能的社保和福利转移等事宜。

在实际操作中，公司通常会准备一份正式的《离职证明》文件，并加盖公司公章，以确保其法律效力。同时，公司还需要在员工离职后的十五日内，为员工办理档案和社会保险关系的转移手续，这也是《中华人民共和国劳动合同法》第五十条所明确要求的。

如果公司在解除或终止劳动合同时出具的文书内容符合上述法律法规的要求，那么这份文书就可以被认定为解除或者终止劳动合同的证明，即《离职证明》。如果员工对这份证明存在异议，他们有权依法申请仲裁或提起诉讼来维护自己的权益。

综上所述，当员工离职时，公司需要提供《离职证明》，并依据《中华人民共和国劳动合同法》及其相关实施条例的规定来准备这份证明的内容。同时，公司还需要确保在员工离职后及时办理档案和社会保险关系的转移手续。