在追责时，通常是按照实际职位来确定责任，而非仅仅依据文件职位。以下是从不同角度对这一问题的详细分析：

1. 实际职位与责任的关系：

   • 在法律实践中，一个人的实际职位往往与其所承担的职责和权力紧密相关。当某人在某个职位上实际行使了相应的职权，并因此产生了法律后果时，法律通常会根据其实际职位来追究其责任。
   • 例如，如果一个人虽然被任命为某个部门的负责人（文件职位），但实际上并未在该部门履行职责，而是由其他人代行其职，那么在发生法律问题时，法律更可能追究实际履行职责者的责任。

2. 文件职位的参考作用：

   • 文件职位，即组织或机构正式任命的职位，它通常作为确定一个人在组织中地位和职责的初步依据。然而，在追责时，文件职位并非决定性因素。
   • 如果文件职位与实际职位存在不一致，或者文件职位未能准确反映一个人的实际职责和权力，那么法律在追责时会更加注重实际职位和实际行为。

3. 法律原则与追责：

   • 法律追责的基本原则是“责任自负”，即谁实施了违法行为，谁就应当承担相应的法律责任。这一原则强调实际行为与责任之间的直接联系。
   • 在确定责任时，法律会综合考虑多种因素，包括实际职位、实际行为、主观过错等。其中，实际职位是反映一个人在组织中地位和职责的重要指标，但并非唯一指标。

4. 特殊情况下的追责：

   • 在某些特殊情况下，如职务侵占、滥用职权等犯罪中，法律可能更加注重实际职位和实际行为的关系。例如，如果一个人利用其实际职位上的便利条件实施了犯罪行为，那么即使其文件职位与实际职位不完全一致，法律也会根据其实际职位来追究其责任。
   • 另外，如果文件职位的任命存在瑕疵或违规情况，如未经合法程序任命、超越职权任命等，那么这种文件职位在追责时可能不会被法律所认可。

建议：

• 在组织或机构中，应确保文件职位与实际职位的一致性，以避免在追责时产生争议。
• 对于个人而言，应清楚了解自己的实际职责和权力范围，避免超越职权或滥用职权导致法律责任。
• 如果在追责过程中遇到文件职位与实际职位不一致的情况，应及时向法律专业人士咨询，以维护自己的合法权益。

如有任何法律疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询，我会根据你的具体情况提供专业的法律意见。