在解答这个问题之前，我们首先要明确“依法履职告知书”的基本含义和用途。依法履职告知书通常是行政机关在收到公民、法人或其他组织的投诉、举报或反映的问题后，经审查认为该问题属于其依法履职的范围，并决定予以受理时，向投诉人、举报人或反映人发出的正式书面通知。它旨在告知对方其投诉、举报或反映的问题已被正式受理，并说明后续的处理程序和时限。

现在，我们来具体分析在什么情况下需要出具依法履职告知书：

1. 收到投诉、举报或反映的问题：

   • 当行政机关收到公民、法人或其他组织通过信件、电话、网络等渠道提出的投诉、举报或反映的问题时，首先需要对这些问题进行审查。

2. 问题属于依法履职范围：

   • 审查后，如果确认该问题属于行政机关的法定职责范围，即行政机关有权并应当对该问题进行调查、处理或回复，那么就需要进一步考虑出具依法履职告知书。

3. 决定受理：

   • 在确认问题属于依法履职范围后，行政机关需要作出是否受理的决定。如果决定受理，那么就需要向投诉人、举报人或反映人出具依法履职告知书。

4. 告知受理情况及后续程序：

   • 依法履职告知书应明确告知投诉人、举报人或反映人其投诉、举报或反映的问题已被正式受理，并说明后续的处理程序、时限以及可能的处理结果。这有助于保障对方的知情权，并增强行政机关的透明度和公信力。

以您提供的参考信息为例：

• 在休宁县自然资源和规划局的案例中，该局收到匿名向安徽省自然资源厅去信反映休宁县商山镇有违法侵占基本农田行为等问题的信访事项，经审查认为属于本机关依法履职范围，因此决定受理，并出具了《依法履职受理告知书》。
• 在安庆市望江县生态环境分局的案例中，该局收到县信访局转来的操先生来信反映安徽中捷新材料科技有限公司环境问题线索，同样经审查认为属于本机关依法履职范围，并进行了处理，虽然直接出具的是“依法履职情况答复书”，但在此之前，如果操先生是首次反映且问题被受理，那么该局很可能也出具了类似“依法履职受理告知书”的文件来告知受理情况。

综上所述，当行政机关收到属于其依法履职范围的投诉、举报或反映的问题，并决定受理时，就需要出具依法履职告知书来告知对方受理情况及后续程序。