当公司决定不与员工续签合同时，这是一个需要谨慎处理的过程，以确保既符合法律法规，又能维护良好的员工关系。以下是一个详细、有深度的解答，涵盖了通知流程、沟通要点、离职手续办理以及经济补偿支付等方面。

一、书面通知流程

1. 通知时间：

   • 公司应在劳动合同到期前，通常建议提前30日（具体期限可能因地区、行业或合同中的特别约定而有所不同）以书面形式通知员工不续签合同。

2. 通知内容：

   • 标题应明确为“劳动合同到期不续签通知书”。
   • 包含员工的基本信息，如姓名、性别、身份证号码、岗位等。
   • 清晰指出劳动合同的起始日期和到期日期。
   • 明确表明公司决定在合同到期后不再与员工续签劳动合同。
   • 根据《劳动合同法》的规定，说明是否支付经济补偿及具体金额（如有）。
   • 告知员工需要办理的离职手续的具体流程和时间节点，如工作交接、归还公司财物等。
   • 可适当表达对员工在合同期内工作贡献的感谢。

3. 送达方式：

   • 直接送达：当面交给员工本人，并让其签字确认收到。
   • 邮寄送达：若无法直接送达，可通过邮政快递（EMS）等方式邮寄给员工，并保留快递单据作为送达凭证。
   • 公告送达（仅在特殊情况下）：若无法联系到员工本人，可在公司内部公告栏或其他显著位置张贴通知，并在公司官方网站、内部办公系统等平台发布，公告期一般为合理期限（如30日）。

二、面谈沟通要点

1. 提前安排：

   • 在书面通知发出后，提前与员工预约面谈时间和地点，确保环境安静、无干扰。

2. 沟通内容：

   • 以平和、诚恳的态度开场，感谢员工在合同期内的工作贡献。
   • 简要、客观地向员工说明公司不续签的原因，避免引起误解或不必要的争议。
   • 给员工充分的时间表达自己的想法和意见，认真倾听并做好记录。
   • 再次强调离职手续的办理时间和要求，以及经济补偿等相关事项（如有）。

3. 记录确认：

   • 将谈话内容进行书面记录，并由双方签字确认，以避免后续纠纷。

三、协助办理离职手续

1. 工作交接：

   • 员工应按照公司的要求，在规定时间内完成手头工作、保管物品的交接。
   • 公司需安排人员配合交接，并记录确认交接情况。

2. 结算工资及福利：

   • 劳动合同终止时，公司应一次性结清员工的工资及福利待遇。

3. 出具离职证明：

   • 劳动合同终止后，公司应为员工出具终止劳动合同的证明，并在15日内为其办理档案和社会保险关系转移手续。

四、支付经济补偿（如有）

• 根据《中华人民共和国劳动合同法》的规定，除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同而劳动者不同意续订的情形外，劳动合同期满终止的，用人单位应向劳动者支付经济补偿。
• 经济补偿按劳动者在本单位工作的年限计算，每满一年支付一个月工资的标准；六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，支付半个月工资的经济补偿。

五、特殊情况处理：员工不签署通知书

• 若员工拒绝签署不续签合同通知书，公司应主动与员工沟通，了解其不签署的具体原因。
• 详细解释通知书内容，特别是关于合同不续签的原因、经济补偿的计算方式和法律依据。
• 若员工仍拒绝签署，公司可通过电子邮件、短信或其他书面形式向其发送正式通知，并要求其确认收到，同时保留好发送凭证。
• 无论员工是否签署通知书，公司都应按照法律规定和公司规章制度，为员工办理好离职手续。

六、注意事项

• 避免不当言语：在通知过程中，公司应避免使用不当言语或行为，以免影响员工的情绪和稳定性。
• 确保内容真实：通知内容应真实、客观，避免误导或虚假信息，以免引发法律纠纷。
• 保留证据：无论是书面通知还是面谈沟通，都要注意保留相关证据，如通知文件、快递单据、面谈记录等，以备后续可能出现的劳动争议。
• 关注员工反馈：在通知后，公司应关注员工的反应和反馈，及时解答员工疑问，处理好相关问题。

通过遵循上述步骤和注意事项，公司可以确保在合同到期不续签时，能够依法、合规地处理与员工的劳动关系，维护双方的合法权益。