如果劳动仲裁开庭时证人因外出不能到庭，可以采取以下措施来应对：

1. 申请延期开庭：

   • 根据《劳动争议调解仲裁法》及相关规定，当事人有正当理由的，可以在开庭前向劳动争议仲裁委员会申请延期开庭。证人因外出不能到庭，若其证言对案件有重要影响，可视为正当理由之一。
   • 操作建议：及时与仲裁委员会联系，提交书面延期申请，并附上证人外出的相关证明（如机票、火车票等），说明证人无法到庭的原因及预计返回时间，请求仲裁委员会安排延期开庭。

2. 通过书面证言或视频作证方式：

   • 若证人确实无法到庭，但其证言对案件至关重要，可以考虑通过书面证言或视频作证的方式提交证据。
   • 书面证言：证人可以撰写书面证言，详细陈述其所知的事实，并签字确认。书面证言应当尽可能详细、具体，并附上证人的身份证明及联系方式，以便仲裁委员会在需要时进行核实。
   • 视频作证：在技术条件允许的情况下，可以通过视频会议等方式让证人远程作证。这需要提前与仲裁委员会沟通，确保视频作证的技术条件满足要求，并遵循仲裁委员会的指导进行操作。

3. 考虑其他证据替代：

   • 如果证人的证言并非案件的关键证据，或者存在其他可以替代的证据（如书面合同、聊天记录、监控录像等），可以考虑使用这些证据来支持自己的主张。
   • 操作建议：全面梳理案件证据，评估证人证言的重要性，并寻找其他可能的证据来源。在准备证据时，确保证据的合法性、真实性和关联性。

4. 与对方当事人协商：

   • 在某些情况下，可以尝试与对方当事人协商，看是否能够就证人无法到庭的问题达成一致意见。例如，双方可以同意延期开庭，或者同意接受书面证言或视频作证等。
   • 操作建议：在协商过程中，保持冷静和理性，明确表达自己的诉求和理由，并倾听对方的意见和诉求。通过协商，寻求双方都能接受的解决方案。

在处理此类情况时，还需要注意以下几点：

• 及时沟通：与仲裁委员会和对方当事人保持及时沟通，确保双方都了解证人无法到庭的情况及可能采取的应对措施。
• 准备充分：无论采取哪种应对措施，都需要提前做好充分的准备。例如，准备书面证言时，要确保证言内容详实、准确；准备视频作证时，要确保技术条件满足要求。
• 遵守程序：在处理此类情况时，要严格遵守劳动争议仲裁的程序规定。例如，申请延期开庭需要按照规定的程序提交申请；视频作证需要遵循仲裁委员会的指导进行操作。

若您在处理此类问题时遇到任何困难或疑问，可以直接向我咨询，我会根据您的具体情况提供更详细的法律建议。